Reform des E-Invoicing in Europa

Zusammenfassung

• Die Europäische Kommission hat eine öffentliche Konsultation zur Überarbeitung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (B2G) eingeleitet.

• Ziel ist es, die Harmonisierung zu verbessern und die Komplexität bei grenzüberschreitenden Transaktionen zu verringern.

• Die Initiative ist mit „VAT in the Digital Age“ (ViDA) und künftigen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich verknüpft. Im Rahmen von ViDA wird die verpflichtende grenzüberschreitende B2B-E-Rechnung bis 2030 erwartet.

• Unternehmen sollten damit beginnen, sich auf eine verstärkte Standardisierung und digitale Berichterstattung vorzubereiten.

Die Europäische Kommission hat kürzlich eine öffentliche Konsultation zur Überarbeitung der Richtlinie 2014/55/EU eingeleitet, dem Rahmenwerk für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (Business-to-Government oder B2G). Auch wenn dies zunächst so aussehen mag, als betreffe es nur behördliche Transaktionen, werden die Auswirkungen wahrscheinlich weit darüber hinausgehen und die umfassendere Entwicklung der E-Rechnung in ganz Europa beeinflussen.

Die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung (2014/55/EU) verstehen

Die Richtlinie 2014/55/EU, die am 16. April 2014 vom Europäischen Parlament und vom Rat verabschiedet wurde, legt einen gemeinsamen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Business-to-Government- oder B2G-Transaktionen) fest. Das Hauptziel der Richtlinie besteht darin, Verwaltungskosten zu senken, den digitalen Binnenmarkt zu fördern und eine nahtlose grenzüberschreitende Rechnungsstellung zu erleichtern, indem alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet werden, konforme E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Das Herzstück der Richtlinie ist die EN 16931, die vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlichte europäische Norm. Diese definiert das semantische Datenmodell (d. h. die Daten, die in einer Rechnung enthalten sein müssen) und unterstützt Syntax-Zuweisungen wie UBL und CII, um Interoperabilität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Rechnungen von Maschinen in allen EU-Systemen ohne manuelle Neueingabe gelesen werden können.

Die Zeitpläne für die Umsetzung waren klar: Die Mitgliedstaaten mussten die Richtlinie bis zum 18. April 2018 umsetzen, wobei die zentralen staatlichen Stellen bis zum 18. April 2019 zur Einhaltung verpflichtet waren (einigen wurde eine Verlängerung bis zum 18. April 2020 für subzentrale Stellen gewährt). Heute müssen fast alle öffentlichen Stellen in der EU EN 16931-konforme E-Rechnungen verarbeiten können, was den Weg für Netzwerke wie Peppol vorbereitet hat.

Obwohl dieses Rahmenwerk die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) nicht vorschreibt – was voraussichtlich bis 2030 über ViDA erfolgt –, hat es zu einer weitverbreiteten Einführung geführt, wodurch geschätzte 60–80 % der Bearbeitungskosten eingespart und gleichzeitig Fehler sowie Betrug reduziert wurden.

Warum diese Konsultation wichtig ist

Dieses Rahmenwerk ist nun seit mehreren Jahren in Kraft, nachdem die endgültige Frist für subzentrale Behörden im Jahr 2020 abgelaufen ist, und hat erfolgreich einen gemeinsamen Standard für das öffentliche Auftragswesen etabliert.

Da sich die digitale Transformation jedoch beschleunigt und der grenzüberschreitende Handel immer reibungsloser wird, zeigt das derzeitige Rahmenwerk Grenzen auf. Die neue Konsultation zielt darauf ab:

• Die Harmonisierung der E-Rechnungsstandards in den Mitgliedstaaten zu verbessern.

• Die Interoperabilität zwischen verschiedenen nationalen Systemen zu erhöhen.

• Den Verwaltungsaufwand für international tätige Unternehmen zu verringern.

• Die Entwicklung eines stärker integrierten digitalen Binnenmarkts zu unterstützen.

Für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, könnten diese Verbesserungen die Komplexität und die Betriebskosten erheblich senken.

Die Verbindung zu ViDA: Ein umfassender Wandel

Diese Konsultation ist besonders relevant im Zusammenhang mit der kommenden Initiative VAT in the Digital Age (ViDA). ViDA stellt einen bedeutenden Wandel in der Verwaltung der Mehrwertsteuer innerhalb der EU dar, mit einem starken Fokus auf digitaler Berichterstattung und Echtzeit-Datenaustausch.

Einer der Kernvorschläge im Rahmen von ViDA ist die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen bis 2030. Während sich die aktuelle Konsultation auf B2G-Prozesse konzentriert, wird allgemein erwartet, dass sie auch künftige regulatorische Entwicklungen im B2B-Bereich beeinflussen wird.

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen dies nicht als isoliertes regulatorisches Update betrachten sollten, sondern als Teil einer umfassenderen Entwicklung hin zu einer vollständig digitalen, standardisierten Rechnungsstellung in ganz Europa.

Was das für Unternehmen bedeutet

Für Organisationen, die bereits E-Invoicing-Lösungen nutzen, könnten die anstehenden Änderungen Anpassungen erfordern, um die kontinuierliche Compliance mit sich entwickelnden Standards zu gewährleisten. Für diejenigen, die die digitale Rechnungsstellung noch nicht eingeführt haben, ist dies ein klares Signal, dass der Übergang bald unvermeidlich sein wird.

Wichtige Überlegungen sind:

• Sicherstellung, dass die Systeme mit europäischen Standards (wie EN 16931) kompatibel sind.

• Vorbereitung auf verstärkte Automatisierung und Anforderungen an die Berichterstattung in Echtzeit.

• Bewertung aktueller Rechnungsprozesse, um Ineffizienzen zu identifizieren.

• Partnerschaften mit Technologieanbietern, die sich an regulatorische Änderungen anpassen können.

Banqup ist bereits darauf ausgelegt, Unternehmen bei diesen Übergängen zu unterstützen, und bietet skalierbare Tools, die sowohl auf aktuelle als auch auf zukünftige regulatorische Rahmenbedingungen abgestimmt sind.

Eine Chance, die Zukunft zu gestalten

Die Konsultation steht bis zum 10. Juni 2026 für Rückmeldungen offen und bietet Unternehmen aller Größen (insbesondere KMU), Branchenvertretern und Technologieanbietern eine wertvolle Gelegenheit, die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Europa zu beeinflussen.

Die Teilnahme an diesem Prozess ermöglicht es Organisationen:

• Aktuelle Herausforderungen bei der grenzüberschreitenden Rechnungsstellung aufzuzeigen.

• Sich für praktischere und effizientere Standards einzusetzen.

• Sicherzustellen, dass künftige Vorschriften die realen geschäftlichen Anforderungen widerspiegeln.

Abschließende Gedanken

Die Überarbeitung der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung markiert einen weiteren wichtigen Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation Europas. Während der unmittelbare Fokus auf dem öffentlichen Auftragswesen liegt, können die umfassenderen Auswirkungen auf B2B-Transaktionen und die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften nicht ignoriert werden.

Unternehmen, die einen proaktiven Ansatz wählen, indem sie diese Entwicklungen verstehen und sich frühzeitig vorbereiten, sind am besten positioniert, um von einer gestrafften, effizienten und digitalen Rechnungslandschaft zu profitieren.

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