Qu'est-ce que la norme EN 16931 ?
Cet article a été mis à jour pour la dernière fois le 11 novembre 2025 afin de refléter l'approbation formelle et les détails spécifiques aux entreprises de la norme mise à jour EN 16931-1:2025 sur la facturation électronique.
Les normes de facturation électronique sont comme une langue commune pour les entreprises. Elles garantissent que les factures électroniques (e-factures), qu'elles soient envoyées par un fournisseur dans un pays ou reçues par un acheteur dans un autre, peuvent être transmises et traitées sans problème. En spécifiant comment les factures doivent être structurées et formatées, des normes telles que l'EN 16931 permettent à différents systèmes de comptabilité et ERP de "communiquer entre eux", garantissant ainsi la conformité, la sécurité et l'interopérabilité entre les partenaires commerciaux.
Qu'est-ce que la norme EN 16931 ?
La norme EN 16931 est une norme européenne qui définit les spécifications techniques pour le contenu et le format des factures électroniques. Initialement établie par le Comité européen de normalisation (CEN) en 2017 sous la référence EN 16931-1:2017, la norme était principalement destinée pour les transactions d'entreprise à gouvernement (B2G). Depuis lors, la norme a évolué et a été mise à jour. Récemment, le CEN a approuvé une norme sémantique mise à jour: EN 16931-1:2025, adaptée spécifiquement pour les transactions d'entreprise à entreprise (B2B). Il prend en charge les nouvelles exigences de déclaration numérique (DRR) sous ViDA et remplacera la version de 2017. Elle devrait être publiée d'ici mai 2026.
Le but de la norme est d'harmoniser la facturation électronique (e-facturation) à travers l'Union européenne, ce qui signifie que les États membres disposent d'un format standardisé, d'une mise en œuvre et de critères de spécification à respecter. En harmonisant le format des factures électroniques et leur processus de mise en œuvre, les États membres peuvent facilement faciliter le commerce et les transactions transfrontalières. De plus, la norme deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B intra-communautaires à partir du 1er juillet 2030.
Quels sont les niveaux de conformité pour la norme EN 16931 ?
La Commission européenne détaille trois domaines qui composent la norme EN 16931, chacun crucial pour garantir un échange sans faille de factures électroniques au sein de l'UE :
Le document de facturation
La mise en œuvre
La spécification
Le document de facturation
Pour être considéré conforme à la norme, le document de facture électronique doit respecter les règles définies pour la facture CORE ou les spécifications d'utilisation de la facture de base (CIUS) sur lesquelles il est basé.
"CORE" représente le modèle de données de facturation de base défini dans la Norme Européenne (EN) 16931-1. Il englobe les éléments essentiels d'une facture et fournit un cadre indépendant de la syntaxe pour définir les exigences en matière de facturation.
"CIUS" signifie "Centre d'information et d'orientation universitaire spécialisé" qui est une extension du modèle de données de base de la facturation. Le CIUS définit et affine davantage la base normative de la facturation, permettant l'ajout d'éléments de données et de spécifications au-delà du modèle de base. Par exemple, chaque État membre de l'UE peut définir son propre CIUS pour répondre à des exigences légales, réglementaires et commerciales spécifiques non couvertes par la norme de base, telles que la déclaration fiscale ou les marchés publics. Des exemples de ces CIUS nationaux ou de formats locaux conformes comprennent la Fattura PA en Italie, la XRechnung en Allemagne et Factur-X en France.
Cela signifie que la facture électronique doit contenir toutes les informations obligatoires, elle doit être structurée comme spécifié, les montants doivent être calculés comme spécifié, et les éléments de la facture ne doivent contenir que des valeurs autorisées, telles que des codes.
La mise en œuvre
La Commission européenne détaille deux aspects dans les critères de mise en œuvre.
Tout d'abord, un destinataire conforme d'une facture électronique doit accepter et traiter toutes les factures conformes au modèle de données CORE de la facturation électronique européenne ou à un CIUS. Cela garantit que toutes les informations facultatives incluses par l'expéditeur, telles que permises par le CORE ou le CIUS pertinent, seront correctement traitées et non rejetées.
Deuxièmement, un expéditeur conforme doit être capable de générer des factures électroniques conformes à la norme européenne de facturation électronique ou à un CIUS.
Le CIUS qu'un expéditeur ou un destinataire spécifique doit ou peut utiliser peut être restreint par l'État membre de l'UE où ils sont enregistrés, par le biais de l'adoption légale par l'État membre de la Directive 2014/55 sur la facturation électronique dans les marchés publics.
La spécification
Lorsqu'un document de facturation et sa mise en œuvre sont basés sur un CIUS, ce CIUS doit répondre aux critères de la section 4.4.2 de la partie 1 de la norme EN 16931. En essence, un CIUS doit être légal et conforme. sous-ensemble du modèle CORE. Cela garantit que tout système capable de recevoir et de traiter l'intégralité de la norme CORE peut également lire un CIUS conforme. Cependant, un système configuré uniquement pour un CIUS spécifique peut ne pas être en mesure de traiter l'intégralité de la norme CORE plus large ou un CIUS différent.
Principales mises à jour de la norme européenne EN 16931-1:2025 pour le B2B
La norme sémantique révisée EN 16931-1:2025 introduit des changements spécifiques pour accommoder les transactions B2B et les propositions de Rapports Numériques ViDA. Cela comprend :
Nouvelles données de facturation : Dispositions pour ajouter les détails du RIB de la banque, en mentionnant l'utilisation de la simplification par triangulation (le cas échéant), et en incorporant la numérotation séquentielle des factures correctives.
Support de transaction : Améliorations pour faciliter les commandes répétées et multiples, ajouter des remises pour les paiements anticipés ou les pénalités de retard, et gérer les informations sur les devises étrangères (Foreign Exchange).
Régimes de TVA : Inclusion d'une gamme plus large de fournitures exonérées et soutien aux régimes de TVA spéciaux nationaux (par exemple, le régime de marge).
Quels sont les avantages de l'adoption de la norme EN 16931 ?
Un seul standard crée une interopérabilité, une validité et une intégrité plus simples des factures électroniques, facilitant le commerce transfrontalier en garantissant que les factures électroniques respectent les mêmes exigences dans tous les États membres de l'UE. En adoptant un seul format, les entreprises des États membres européens peuvent réduire considérablement les erreurs de traitement, ce qui permet des cycles de paiement plus rapides et une plus grande efficacité opérationnelle. Un standard signifie un format de traitement unique, ce qui permet aux entreprises d'intégrer facilement les factures électroniques dans leurs systèmes comptables et plates-formes ERP pour un traitement et un paiement ultérieurs, réduisant ainsi le besoin d'interventions manuelles et le risque d'erreurs de saisie de données.
Même si la norme EN 16931 présente des avantages clairs, elle comporte encore des variations utilisées à travers les États membres.
L'utilisation de la norme EN 16931
La norme EN 16931 peut être mise en œuvre en utilisant le Langage Universel des Affaires (UBL) ou le format de Facture Inter-Industries (CII), ainsi que des formats locaux (CIUS) tels que FatturaPA en Italie ou Factur-X en France. Les formats conformes sont conçus pour répondre aux critères énoncés dans la norme et permettent aux entreprises de générer et d'échanger des factures électroniques conformes de manière transparente.
Mais pourquoi les variations existent-elles ?
La norme EN 16931 facilite l'utilisation de différentes syntaxes. La norme agit comme un guide pour garantir que certains critères de formatage, de mise en œuvre et de spécification sont respectés, mais permet ensuite aux États membres de personnaliser la norme pour répondre à leurs besoins nationaux, tels que les aspects fiscaux différents, les besoins commerciaux et les capacités technologiques. Voici quelques-uns des formats les plus couramment utilisés :
Formats conformes de base (UBL/CII) : Langage Universel des Affaires (UBL) et Facture intersectorielle (CII) Les formats sont les syntaxes principales utilisées pour implémenter le modèle de données CORE EN 16931.
Formats nationaux CIUS/locaux : Il s'agit de mises en œuvre spécifiques à chaque pays basées sur et conformes à la norme EN 16931, telles que :
Factur-X (identique à son équivalent allemand, anciennement connu sous le nom de ZUGFeRD) est un format de facture électronique hybride qui combine à la fois un PDF lisible par l'homme et des données XML structurées dans un seul document. Ce format garantit que les factures sont à la fois attrayantes visuellement et lisibles par machine, améliorant ainsi l'efficacité et la conformité aux normes de facturation électronique.
Facture électronique : Le format officiel pour les factures électroniques en Italie est spécifiquement conçu pour les transactions impliquant les administrations publiques, et plus tard étendu à toutes les transactions entre entreprises (B2B) et entre entreprises et consommateurs (B2C). Il s'agit d'un format basé sur XML et comprend un ensemble prédéfini d'éléments de données, garantissant la cohérence et la conformité avec la réglementation italienne.
CIUS-PT: La mise en œuvre de la facturation électronique nationale au Portugal, qui adhère à la norme EN 16931 pour une utilisation dans les marchés publics.
Autres formats locaux : En plus de l'exemple fourni ci-dessus, les entreprises peuvent également utiliser des formats locaux ou spécifiques à l'industrie adaptés à leurs besoins opérationnels. Ces formats peuvent être basés sur des réglementations régionales, des normes de l'industrie ou des exigences commerciales spécifiques.
En proposant une variété de formats pour la mise en œuvre de la norme EN 16931, les entreprises ont la flexibilité de choisir l'option la plus adaptée en fonction de leurs systèmes internes, des préférences de leurs partenaires commerciaux et des exigences de conformité. Explorer ces variations peut aider les organisations à rationaliser leurs processus de facturation et à garantir une interopérabilité transparente avec des partenaires de différents secteurs et régions.
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