De Belgische e-facturatieverplichting van 2026: wat hebben we tot nu toe geleerd?

Samenvatting

• België: Gestructureerde B2B e-facturatie verplicht sinds 1 januari 2026 (via Peppol).

• B2G: Verplicht voor overheidsopdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024.

• Toepassingsgebied: Geldt voor bijna alle btw-plichtige ondernemingen gevestigd in België.

• Formaat: Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1 XML) in overeenstemming met EN 16931.

• Alleen PDF-facturen zijn niet langer compliant voor binnenlandse B2B-transacties.

• E-rapportering: Gepland voor 2028, voortbouwend op gestructureerde factuurgegevens.

• Netwerkstabiliteit bevestigd; vroege uitdagingen hebben betrekking op hiaten in de registratie en datakwaliteit.

België is sinds 1 januari 2026 volledig overgestapt op verplichte gestructureerde business-to-business (B2B) e-facturatie. Het land heeft gekozen voor een gedecentraliseerd op Peppol gebaseerd model in plaats van een centraal 'clearance'-systeem, waarbij btw-plichtige bedrijven facturen moeten uitwisselen in een gestructureerd XML-formaat.

Hoewel de infrastructuur stabiel is gebleken, onderstrepen de eerste maanden van handhaving het belang van een correcte Peppol-registratie, schone stamgegevens en operationele afstemming met het oog op de geplande uitbreiding van de e-rapportering in 2028.

Het gedecentraliseerde, gestructureerde en verplichte model

Voor B2B e-facturatie heeft België geen centraal overheidsportaal gebouwd. In plaats daarvan vertrouwt het op het four-corner model van Peppol, waarbij gecertificeerde Access Points op een veilige manier gestructureerde zakelijke documenten uitwisselen.

In de praktijk gebruikt België Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op UBL 2.1 XML, als het standaard EN 16931-compliant formaat, doorgaans uitgewisseld via het Peppol-netwerk, hoewel andere EN 16931-conforme formaten en netwerken (bijv. EDI) zijn toegestaan wanneer beide partijen hiermee uitdrukkelijk instemmen en de Europese standaard volledig wordt gerespecteerd.

Belangrijke herinneringen over het toepassingsgebied:

• Geldt voor binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige entiteiten gevestigd in België.

• B2C-facturen (business-to-consumer) vallen buiten de verplichting.

• B2G-verplichtingen (business-to-government) waren al van kracht voor overheidsopdrachten.

• Bijna real-time e-rapportering is gepland vanaf 1 januari 2028, maar is nog niet verplicht.

De verschuiving gaat niet over digitalisering. Het gaat om gestructureerde, machineleesbare gegevens.

De stabiele start

In tegenstelling tot centrale 'clearance'-systemen die het risico lopen op overbelasting bij de 'go-live', heeft de gedistribueerde architectuur van België een 'single point of failure' voorkomen.

Er zijn geen grote landelijke storingen geweest. Geen centrale knelpunten. Geen portal crashes.

Technisch gezien werken de verbindingen.

Dit betekent dat de huidige wrijvingen niet aan de infrastructuur liggen. Ze zijn van gedragsmatige en operationele aard.

De echte fricties: Wat Belgische bedrijven leren

1. De mythe dat een PDF voldoende is

Een van de meest voorkomende misvattingen is de overtuiging dat het e-mailen van een PDF geldt als e-facturatie.

Dat is niet zo.

Een PDF, zelfs met een ingebedde QR-code, wordt als ongestructureerd beschouwd. Het kan dienen als een visuele weergave, maar de wettelijke factuur is een gestructureerd XML-bestand dat via Peppol wordt verzonden.

Hybride facturen zijn toegestaan. De XML is de factuur. De PDF is slechts een voor mensen leesbare bijlage.

Deze misvatting heeft geleid tot:

• Leveranciers die niet-conforme facturen sturen;

• Kopers die handmatig documenten verwerken die ze wettelijk niet als gestructureerde B2B-facturen kunnen accepteren;

• Toegenomen werklast voor reconciliatie.

De verplichting gaat niet alleen over het elektronisch verzenden van facturen. Het gaat om het verzenden van gestructureerde gegevens.

2. Klanten die nog niet op Peppol zijn geregistreerd

In theorie kun je, zodra je verbonden bent met Peppol, facturen sturen naar elk geregistreerd bedrijf.

In de praktijk ontdekten veel bedrijven aan het begin van 2026 dat hun klanten nog niet geregistreerd waren op het netwerk.

Dit zorgt voor een overgangsspanning:

• Je bent wettelijk verplicht om gestructureerde facturen te sturen.

• Je klant is mogelijk nog niet bereikbaar via Peppol.

Hoewel fallback-kanalen (zoals PDF via e-mail) tijdelijk de operationele continuïteit kunnen ondersteunen, vervangen ze de gestructureerde verplichting niet. Bedrijven sporen hun handelspartners nu actief aan om zich te registreren.

E-facturatiecompliantie is afhankelijk geworden van het ecosysteem.

3. Discipline in gestructureerde gegevens

De overstap van PDF naar XML dwingt tot een mentaliteitsverandering.

Een XML-factuur tolereert geen:

• Ontbrekende btw-nummers,

• Onjuiste codes voor belastingcategorieën,

• Onvolledige adresvelden,

• Workarounds met vrije tekst.

Validatie vindt plaats vóór de verzending. Als de structuur niet voldoet aan het schema, wordt de factuur geweigerd. Voor veel mkb-bedrijven is dit de eerste keer dat de kwaliteit van stamgegevens een compliance-kwestie is geworden in plaats van een administratief ongemak.

4. Ontvangst van niet-conforme facturen

Een ander terugkerend scenario: "Wat als ik nog steeds een traditionele factuur ontvang?" Begin 2026 komt dit nog steeds vaak voor. Bedrijven moeten:

• De authenticiteit en integriteit verifiëren,

• Beoordelen of de leverancier wettelijk verplicht is om via Peppol te verzenden,

• Aansturen op afstemming met de vereisten voor gestructureerde gegevens.

De overgangsperiode legt de ongelijke niveaus van paraatheid in verschillende sectoren bloot. Het gestructureerde systeem werkt, maar alleen als beide partijen deelnemen.

Peppol uitgelegd: Infrastructuur, geen software

Peppol wordt vaak ten onrechte aangezien voor een tool of een overheidsportaal. Dat is het geen van beide. Het is een internationaal netwerk waarmee gestructureerde documenten veilig kunnen worden uitgewisseld tussen aangesloten deelnemers. Je verbindt eenmalig via een gecertificeerd Access Point en verkrijgt hiermee interoperabiliteit met alle geregistreerde entiteiten.

Jouw Peppol ID fungeert als een digitaal adres voor het uitwisselen van gestructureerde documenten. Dit ID is gebaseerd op een gestructureerde identificatiecode – voor Belgische bedrijven is dit meestal de Peppol-schemacode 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer (KBO/BCE), of de schemacode 9925 gevolgd door het btw-nummer. Hoewel dit de meest voorkomende formaten zijn, kunnen ook andere conforme identificatiecodes worden gebruikt. Je kan hier meer lezen over de geaccepteerde Peppol ID-schema's.

Zodra dit actief is, kunnen facturen naadloos stromen, zonder handmatig e-mailen, scannen of overtikken. De verschuiving is architecturaal: België heeft de uitwisseling van facturen ingebed in de netwerkinfrastructuur.

De verborgen efficiëntielaag

Bedrijven die het mandaat puur als een last voor naleving beschouwen, zien een diepere kans over het hoofd. Gestructureerde XML maakt het volgende mogelijk:

• Geautomatiseerde afstemming via gestructureerde betalingsreferenties,

• Minder handmatige verwerking van inkomende en uitgaande facturen,

• Snellere afhandeling van geschillen,

• Duidelijkere audit trails.

Met andere woorden: het mandaat dwingt discipline af, maar beloont automatisering.

Wat gebeurt er nu?

De volgende fase gaat niet over technische stabiliteit. Dat is grotendeels bereikt. De volgende fase is gedragsmatige normalisatie:

1. Volledige penetratie van Peppol-registraties.

2. Het elimineren van de gewoonte om terug te vallen op PDF's.

3. Afstemming voorafgaand aan de verplichtingen voor e-rapportering in 2028.

Het Belgische model is niet dramatisch. Het is rustig. Gestructureerd. Gedistribueerd. Maar vergis je niet: voor in België gevestigde btw-plichtige bedrijven is gestructureerde e-facturatie geen project meer. Het is een dagelijkse operationele realiteit.

Conclusie

De Belgische overstap naar verplichte B2B e-facturatie is technisch stabiel gebleken, maar de operationele volwassenheid is nog in ontwikkeling. De Peppol-infrastructuur functioneert zoals ontworpen; de resterende uitdagingen liggen in de paraatheid van bedrijven, de volledigheid van registraties en discipline op het gebied van gestructureerde data.

Voor in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen is naleving niet langer optioneel of theoretisch. Gestructureerde XML-facturatie is nu verweven met de dagelijkse gang van zaken. De organisaties die verder kijken dan de minimale naleving en kiezen voor automatisering, validatie en integratie, zullen niet alleen de risico's verminderen, maar ook meetbare efficiëntievoordelen behalen in de aanloop naar de uitbreiding van de e-rapportering in 2028.

Het Belgische model mag dan gedecentraliseerd en stil zijn, de impact op financiële processen is structureel en permanent.

Blijf de mandaten voor

Blijf wereldwijde mandaten voor e-facturatie voor met onze gratis maandelijkse nieuwsbrief, die direct in jouw inbox wordt bezorgd met de nieuwste updates over regelgeving in meer dan 50 rechtsgebieden. Volg ons op LinkedIn voor dagelijkse inzichten over compliance en expertanalyses.