Polen's KSeF 2.0 - de officiële verplichting voor elektronische facturatie

Het verplichte business-to-business (B2B) e-facturatiemandaat in Polen is al enkele jaren een belangrijk gespreksonderwerp. Onlangs zijn er echter cruciale wijzigingen doorgevoerd. Ben jij nog mee met deze veranderingen? Hieronder vind je een beknopt maar volledig overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen.

KSeF-mandaat: een nieuw tijdperk

De weg naar verplichte B2B e-facturatie in Polen is dynamisch verlopen, met veel discussies en uitstel. Nu is de situatie echter definitief veranderd.

Nadat president Karol Nawrocki de laatste wetgeving heeft ondertekend, is het Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2.0 een nieuwe fase ingegaan. In dit artikel geven we een overzicht van de officiële tijdlijnen, de belangrijkste technische en procedurele wijzigingen, en de overgangsperiode – zodat jouw bedrijf zich volledig kan voorbereiden op de officiële start.

KSeF 2.0: wetgeving en officiële start

Op 27 augustus 2025 ondertekende de Poolse president Karol Nawrocki de definitieve wetgeving voor het KSeF-mandaat. Daarmee zijn de eerder besproken data niet langer concept, maar officieel vastgelegd. Zijn handtekening bevestigt aan de markt dat het e-facturatiesysteem er komt en dat het de btw-naleving moet verbeteren door bedrijven te verplichten hun facturen via een centraal platform in te dienen.

KSeF 2.0 is klaar voor implementatie. De officiële startdatum is 1 februari 2026.

Laatste belangrijke wijzigingen en updates voor KSeF 2.0

Laten we ons verdiepen in de details van deze belangrijke herzieningen, waarbij alles wordt behandeld van technische aanpassingen tot procesverbeteringen en aanpassingsperiodes.

Technische omgevingsupdates

De initiële KSeF 1.0 TEST-omgeving werd op 1 september 2025 gedeactiveerd. Om bedrijven en softwareleveranciers voor te bereiden op de verplichte uitrol, zal het Ministerie van Financiën de KSeF 2.0-testomgeving in twee fasen openen:

• 30 september 2025: start van open API-testen

• 15 oktober 2025: integratie met de pre-productie (DEMO) omgeving mogelijk

In vergelijking met het eerdere 1.0-testsysteem introduceert KSeF 2.0 een stabielere infrastructuur en bijgewerkte API-eindpunten die het nieuwe FA(3)-factuurschema en de bijbehorende validatieregels weerspiegelen (zie hieronder). Foutmeldingen en statuscodes zijn gestandaardiseerd, wat het oplossen van problemen vergemakkelijkt.

Belangrijk is dat KSeF-certificaten, die vanaf 1 februari 2026 verplicht zijn voor live gebruik, vanaf 1 november 2025 beschikbaar zullen zijn om te downloaden. Dit geeft gebruikers enkele maanden de tijd om hun software en gebruikersaccounts correct te configureren.

Deze updates zijn bedoeld om bedrijven en hun ERP-providers een soepelere testervaring te bieden en last-minute integratieproblemen te beperken zodra het verplichte gebruik begint.

Factuurstructuur- en procesverbeteringen

Zoals hierboven kort aangestipt, zal de overgang van de Poolse FA(2) naar de FA(3)-factuurstructuur aanzienlijke veranderingen op procesniveau met zich meebrengen. Deze updates zijn een direct resultaat van feedback van accountants, belastingbetalers en softwareleveranciers.

Belangrijke verbeteringen zijn:

• Gestructureerde bijlagen: KSeF FA(3) maakt het mogelijk om gestructureerde bijlagen op te nemen als onderdeel van de e-factuur, zoals contracten, leveringsbonnen, claims, enz.

• Uitgebreide btw-tarieven: de lijst met btw-tarieven is uitgebreid met nieuwe classificatiecodes.

• Offline24-modus: deze nieuwe functie maakt het mogelijk om facturen uit te geven wanneer er geen real-time verbinding met KSeF beschikbaar is, met latere indiening bij KSeF. Voorwaarde is dat deze facturen uiterlijk aan het einde van de volgende dag moeten worden geüpload om hun identificatienummer te ontvangen.

Aanpassingsperiode en boetevermindering

Om bedrijven verder te ondersteunen bij de overgang zijn belangrijke bepalingen voor aanpassing en boeteverlichting geïntroduceerd:

• De verplichting om het KSeF-factuurnummer in bankbetalingen op te nemen is uitgesteld tot 1 januari 2027, zodat bedrijven meer tijd hebben om hun betalings- en boekhoudprocessen aan te passen.

• De periode zonder boetes voor het niet voldoen aan KSeF is officieel verlengd tot het einde van 2026, waardoor de overgang naar de nieuwe manier van rapporteren en e-factuurlevering soepeler verloopt.

Deze maatregelen benadrukken de intentie om een vlotte overgang naar KSeF 2.0 te faciliteren voordat de gefaseerde uitrol van start gaat.

Waarom vroege adoptie nog steeds zinvol is

Hoewel de verlengde aanpassingsperiode en boeteverlichting flexibiliteit bieden, brengt het uitstellen van KSeF-implementatie risico’s met zich mee en betekent het dat bedrijven belangrijke voordelen missen. Het ontbreken van formele boetes in 2026 betekent niet dat uitstel volledig risicoloos is, vooral niet op het gebied van btw-naleving en inkomstenbelastingdocumentatie.

Een van de kerndoelen van KSeF is het opzetten van een veilig, gestandaardiseerd factureringskader dat een betrouwbaar digitaal controletraject biedt voor leveranciers en kopers. Dit is essentieel voor het aantonen van zorgvuldigheid volgens de Poolse btw-wetgeving.

Hoewel kopers tijdens de overgangsperiode btw kunnen aftrekken van niet-KSeF-facturen, ontbreekt het deze facturen aan KSeF’s beschermende digitale infrastructuur. Dit kan leiden tot een hogere bewijslast tijdens controles, vertraging bij btw-teruggaven of extra documentatie. Bedrijven die KSeF-uitrol uitstellen lopen daardoor reputatie- en praktische risico’s, omdat klanten de beveiliging en juridische bescherming van niet-KSeF-facturen kunnen betwijfelen.

Vroegtijdige adoptie biedt duidelijke voordelen:

• Verbeterde beveiliging en in lijn zijn met de wetgeving: Facturen via KSeF vanaf februari of april 2026 (afhankelijk van belastingplichtige categorie of mandaatfase) bieden klanten een veiliger documentspoor, verkleinen het risico op btw-discussies en tonen proactieve naleving.

• Operationele voordelen: KSeF stroomlijnt het factureringsproces, vermindert de behoefte aan papieren documenten en zorgt voor consistente factuurinhoud en -formaat. Dit leidt tot snellere btw-verwerking, minder administratieve fouten en een lager auditrisico op lange termijn.

Daarom kan uitstel, ondanks het ontbreken van korte termijn boetes, toch zakelijke nadelen opleveren op het gebied van belastingrisico’s en klantrelaties. Vroege adoptie biedt soepelere operaties en sterkere compliance.

Geleidelijke uitrol: Het begrijpen van de implementatietijdlijnen van KSeF

De gefaseerde uitrol van verplichte e-facturatie is opnieuw bevestigd en blijft consistent met de eerdere aankondigingen na de vertraging in april 2024:

• 1 februari 2026:
  Verplicht voor grote belastingbetalers (2024-omzet boven PLN 200 miljoen, ca. € 47 miljoen).

• 1 april 2026:
  Verplicht voor alle andere bedrijven, behalve de kleinste micro-ondernemers (uitgesteld tot 2027).

• 1 januari 2027:
  Verplicht voor micro-ondernemers met maandelijkse omzet onder PLN 10.000 (ca. € 2.350). Deze latere deadline biedt extra flexibiliteit voor de kleinste bedrijven en onderscheidt hen van de bredere groep die in april 2026 verplicht wordt.

Vooruitkijken

Om deze belangrijke veranderingen succesvol door te voeren, moeten bedrijven prioriteit geven aan het begrijpen van het KSeF 2.0-mandaat en de implicaties ervan.

Hoewel de aanpassingsperiode en boeteverlichting flexibiliteit bieden, levert vroege adoptie duidelijke voordelen op het gebied van compliance, operationele efficiëntie en klantrelaties.

Wil je begeleiding om jouw bedrijf volledig voor te bereiden op de Poolse e-facturatieverplichting? Neem contact met ons op.