Een vals gevoel van veiligheid

De verplichte invoering van e-facturatie in België wordt vaak benaderd als een technische en administratieve formaliteit. Er moet echter een belangrijkere discussie worden gevoerd: efficiëntie zonder veiligheid is louter een snellere manier om geld te verliezen. Hoewel het Peppol-netwerk bekendstaat als een veilige "digitale snelweg" voor facturatie, hangt de veiligheid van die snelweg in de praktijk volledig af van de controles die bij de opritten worden uitgevoerd.

De belofte van Peppol ligt in automatisering en standaardisatie via XML-bestanden. Omdat deze bestanden direct en vaak automatisch in de boekhoudsoftware worden verwerkt, verandert de rol van menselijke tussenkomst fundamenteel. Waar een PDF nog visueel gecontroleerd kon worden op logo's of verdachte bankrekeningnummers, is dit onmogelijk met een XML-bestand. Bijgevolg eindigt beveiliging niet bij de technologie van het netwerk zelf; het begint bij identiteits- en toegangscontrole.

De kwetsbaarheid van registratie en toegang

Het risico op factuurfraude in Peppol doet zich meestal niet voor tijdens het transport van de factuur, maar veel eerder: tijdens de registratie op het netwerk. Peppol controleert niet automatisch de intenties van degenen die de digitale snelweg opgaan. Die verantwoordelijkheid ligt bij de softwareplatforms en de zogenaamde Access Points (AP's) die bedrijven toegang verlenen.

Wanneer een platform de identiteit van een verzender niet met absolute zekerheid verifieert, ontstaat er een zwakke schakel. Fraude kan optreden wanneer een partij zich registreert met een bestaand ondernemingsnummer zonder een geldig mandaat. Als de onboarding van een provider uitsluitend gebaseerd is op een btw-nummer zonder strikte verificatie, blijft het risico op identiteitsfraude bestaan.

KYC als fundament van veiligheid

Om de financiële integriteit van kmo's te garanderen, is een strikt Know Your Customer (KYC)-principe essentieel. Dit is geen administratieve drempel, maar het fundament van een betrouwbaar netwerk.

Veilige onboarding begint met de identificatie van een wettelijke vertegenwoordiger. Met behulp van tools zoals itsme of een live identiteitscontrole wordt een onweerlegbare link gelegd tussen drie cruciale elementen:

• De persoon: Een geverifieerde identiteit.

• Het bedrijf: De officiële link naar de onderneming.

• Het mandaat: de uitdrukkelijke bevoegdheid om het bedrijf digitaal te vertegenwoordigen.

Als een van deze elementen ontbreekt, wordt de toegang geweigerd. Deze aanpak voorkomt dat onbevoegde personen rechten krijgen om facturatiestromen te beheren of te manipuleren.

De rol van de poortwachter en interne controle

Niet elk platform beheert zijn eigen toegang tot Peppol. Het exploiteren van een eigen Access Point is echter een belangrijke factor in het behouden van controle. Het zorgt ervoor dat identiteitsverificatie, validatie van mandaten en beveiligingsregels centraal worden beheerd, zonder versnippering of grijze zones in verantwoordelijkheid.

Naast externe toegang is ook de interne governance binnen de kmo cruciaal. Digitale processen vereisen expliciet rechtenbeheer: wie mag facturen verzenden, wie ontvangt ze en wie kan betalingen initiëren? Door rollen en mandaten duidelijk te definiëren en elke actie te koppelen aan een geverifieerde identiteit, wordt volledige traceerbaarheid bereikt. Dit is een basisvoorwaarde om fouten of fraude tijdig op te sporen en te corrigeren.

Conclusie: Veiligheid als leidend principe

Modernisering zonder ingebouwde beveiliging vormt een risico voor de bedrijfscontinuïteit. Voor Belgische kmo's ligt de werkelijke waarde van het mandaat voor e-facturatie niet alleen in de snelheid van de transactie, maar in de zekerheid dat het proces beheersbaar en beschermd is. Door identiteit en mandaten centraal te stellen, wordt e-facturatie meer dan alleen een wettelijke vereiste; het wordt een veilige hefboom voor digitale groei.