Veilige e-facturatie (2/2): De beste oplossing kiezen

In het eerste deel van deze blogreeks verkenden we de belangrijkste beveiligingsaspecten van e-facturatie en de risico's van onveilige verzendmethoden. In dit tweede deel kijken we nader naar hoe veilige e-facturatie-oplossingen er daadwerkelijk uitzien en de specifieke voordelen die ze bieden.

Veilige e-facturatie-oplossingen en hun voordelen

‍Er zijn verschillende veilige methoden voor het uitwisselen van elektronische facturen, van pan-Europese netwerken tot gespecialiseerde webapplicaties, die allemaal een veiliger alternatief bieden voor de risicovolle aanpak van verzending via e-mail, zoalseerder beschreven.

• Peppol: Peppol is een toonaangevend pan-Europees netwerk dat de veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten, met name facturen, mogelijk maakt. Het waarborgt de authenticiteit en integriteit van gegevens, met versleutelde verzending via gecertificeerde toegangspunten (access points). Deelnemers worden strikt geverifieerd en gegevens worden uitgewisseld in gestructureerde formaten, wat geautomatiseerde verwerking ondersteunt en het risico op fraude drastisch vermindert.
  Meer over Peppol lees je op onze speciale Peppol-pagina en in onze blogberichten: "Een inleiding tot Peppol" en "Hoe werkt Peppol?".

• Andere veilige netwerken en EDI-verbindingen: Naast Peppol zijn er andere gevestigde netwerken en Electronic Data Interchange (EDI) oplossingen die zijn ontworpen voor de veilige uitwisseling van gevoelige zakelijke documenten. Deze systemen bieden vaak end-to-end versleuteling en strenge beveiligingsnormen - doorgaans gebruikt in directe 1:1 uitwisselingen tussen bedrijven met hoge factuurvolumes.

• Veilige webapplicaties (bijv. Banqup): Moderne platformen voor factuurbeheer bevatten vaak veilige verzendmechanismen. Deze systemen authenticeren gebruikers, versleutelen gegevensoverdrachten en registreren transacties uitgebreid, wat volledige traceerbaarheid garandeert.

Cruciaal is dat deze geverifieerde verzendkanalen een groot voordeel bieden bij de bescherming tegen factuurfraude via e-mail.

‍Waarom veilige e-facturatienetwerken belangrijk zijn

‍Het gebruik van veilige verzendmethoden, in het bijzonder e-facturatienetwerken zoals Peppol, is essentieel in de strijd tegen factuurfraude. Deze systemen valideren afzender- en ontvangerinformatie, houden gedetailleerde auditlogs bij en volgen strikte beveiligingsprotocollen om het frauderisico te minimaliseren.

‍In het Peppol-netwerk worden bedrijven in Duitsland bijvoorbeeld geïdentificeerd aan de hand van unieke identificatiegegevens zoals btw-nummers, routing-ID's ("Leitweg-ID" voor overheidsinstanties), DUNS-nummers, IBAN's of GLN's. Meer over Peppol-ID's vind je in onze blog "Een inleiding tot Peppol".

‍Een ander belangrijk voordeel is dat e-facturen niet zomaar kunnen worden doorgestuurd als e-mailbijlagen. In plaats daarvan worden ze rechtstreeks en uitsluitend afgeleverd in het boekhoudsysteem van de ontvanger, wat het risico op datalekken aanzienlijk verkleint.

Uw voordelen van veilige e-factuurverzending

‍Zoals besproken indeel één, bieden veilige verzendkanalen verschillende belangrijke voordelen in de strijd tegen factuurfraude via e-mail.

• Vermindering van phishing en factuurfraude: Door afzenders te verifiëren, maken veilige kanalen het voor fraudeurs veel moeilijker om valse facturen te versturen die echt lijken.

• Preventie van manipulatie: Veilige protocollen en technologieën zoals digitale handtekeningen detecteren of voorkomen manipulatie tijdens de verzending.

• Bescherming tegen datadiefstal en spionage: Versleutelde kanalen beschermen gevoelige financiële informatie tegen ongeoorloofde toegang.

• Groter vertrouwen: Betrouwbare e-facturatie bouwt vertrouwen op tussen zakenpartners, aangezien beide partijen kunnen rekenen op de authenticiteit en integriteit van uitgewisselde documenten.

• Waarborging van compliance: In veel landen worden veilige verzendkanalen aanbevolen of zelfs wettelijk verplicht gesteld, vooral in B2G-contexten (business-to-government). Het gebruik van dergelijke systemen helpt bedrijven om compliant te blijven.

‍Naast veilige verzendkanalen spelen ook digitale handtekeningen en zegels een cruciale rol in de beveiliging van elektronische facturen.

‍Extra beveiliging door digitale handtekeningen en zegels

‍Digitale handtekeningen en gekwalificeerde elektronische zegels zijn kritieke onderdelen van veilige e-facturatie en bieden extra zekerheid over authenticiteit, integriteit en juridische geldigheid.

‍Maar wat zijn digitale handtekeningen en zegels precies? Laten we dat van dichterbij bekijken: Een digitale handtekening bevestigt de goedkeuring van een persoon voor een elektronisch document, vergelijkbaar met een handgeschreven handtekening en heeft rechtskracht. Een digitaal zegel wordt doorgaans door organisaties gebruikt om de herkomst en authenticiteit van een document te bevestigen. Zowel handtekeningen als zegels maken gebruik van cryptografische methoden voor verhoogde beveiliging.

‍Onder Artikel 3 van de EU-verordening eIDAS (de EU-brede verordening voor elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten) worden drie soorten elektronische handtekeningen en zegels erkend:

• (Gewone) elektronische handtekening: De meest eenvoudige vorm, bv. een gescande handtekening of een getypte naam in een e-mail. Het gaat om gegevens in elektronische vorm die zijn gevoegd bij of logisch verbonden zijn met andere elektronische gegevens en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen.

• Geavanceerde elektronische handtekening: Uniek verbonden met de ondertekenaar, gemaakt onder diens uitsluitende controle en in staat om wijzigingen na ondertekening te detecteren. Vaak gebaseerd op een zogenaamde Public Key Infrastructure (PKI).

• Gekwalificeerde elektronische handtekening/zegel (QES): Aangemaakt met een gecertificeerd middel en gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat. Juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening in de hele EU.

‍Digitale handtekeningen en zegels bieden tal van beveiligingsvoordelen, waaronder:

• Verificatie van authenticiteit: Een QES, die het hoogste wettelijk erkende beveiligingsniveau in de EU vertegenwoordigt, waarborgt de identiteit van de afzender en garandeert dat de factuur echt is en niet afkomstig van een frauduleuze bron. Het gebruik van QES creëert daarom een hoog niveau van vertrouwen in elektronische facturatie.

• Detectie van manipulatie: Geavanceerde en gekwalificeerde digitale handtekeningen zorgen ervoor dat eventuele wijzigingen in het document na ondertekening onmiddellijk zichtbaar worden, waardoor ongeautoriseerde wijzigingen worden voorkomen en de integriteit van de factuurgegevens gewaarborgd blijft.

• Juridische erkenning: Volgens de eIDAS-verordening zijn QES gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen en zijn ze juridisch bindend in de hele EU, wat een sterke bewijskracht biedt.

De rol van veilige archiveringssystemen

‍Veilige verzending en digitale handtekeningen zijn slechts een deel van de oplossing. Beveiliging op de lange termijn, juridische compliance (waaronder GoBD) en toekomstige fraudepreventie zijn ook afhankelijk van audit-proof archivering. Moderne archiveringssystemen bieden:

• Onveranderlijkheid en bescherming tegen manipulatie: In lijn met de GoBD-vereisten kunnen gearchiveerde facturen niet worden gewijzigd. Dit wordt gewaarborgd door mechanismen zoals tijdstempels, hashes en toegangscontroles.

• Beschikbaarheid op lange termijn: Gearchiveerde documenten blijven leesbaar en toegankelijk gedurende de wettelijk vereiste bewaartermijn (meestal 10 jaar in Duitsland), ongeacht wijzigingen in formaat of software.

• Volledige traceerbaarheid: Elke toegang, wijziging en processtap wordt gelogd voor volledige transparantie, zoals vereist door de GoBD.

• Bescherming tegen gegevensverlies en corruptie: Redundante opslag en regelmatige back-ups garanderen de integriteit van gegevens, zelfs bij technische storingen of cyberaanvallen.

Wereldwijde variaties in de implementatie van e-facturatie

‍Wereldwijd vordert de adoptie van e-facturatie, waarbij veilige netwerken zoals Peppol een sleutelrol spelen. Hoewel de principes van authenticiteit, integriteit en beveiliging universeel zijn, variëren de implementatie en wettelijke vereisten per land.

‍Italië heeft bijvoorbeeld al sinds 2019 B2B e-facturatie verplicht gesteld. Frankrijk leunt zwaar op Peppol voor zijn aanstaande verplichting. Duitsland vereist nu e-facturen die voldoen aan de Europese norm (EN 16931), zoals XRechnung en ZUGFeRD (overgangsregelingen daargelaten). Latijns-Amerikaanse landen zoals Chili, Mexico en Brazilië worden als pioniers beschouwd. Ook in Afrika, Maleisië en de landen van de Samenwerkingsraad van de Golf (GCC) wordt de invoering van e-facturatie gestimuleerd.

‍Internationale bedrijven moeten de lokale regels voor e-facturatie begrijpen om compliance, efficiëntie en veiligheid te waarborgen. Nu factuurfraude via e-mail toeneemt, is dit het moment om de overstap te maken. E-facturatie is een veilige, kosteneffectieve en wereldwijd geaccepteerde methode voor uw bedrijf.

Conclusie: Zet veiligheid voorop, investeer in veilige e-facturatie!

‍In beide delen van deze blogreeks staat één boodschap centraal:

‍Hoewel e-facturatie overtuigende voordelen biedt op het gebied van efficiëntie en kosten, moet beveiliging vanaf dag één een topprioriteit zijn. Onveilige verzendmethoden, vooral e-mail, brengen ernstige risico's met zich mee. Door veilige netwerken zoals Peppol of andere gecertificeerde oplossingen te adopteren, kunnen bedrijven de authenticiteit waarborgen, de gegevensintegriteit handhaven en het risico op fraude aanzienlijk verminderen. Investeren in veilige e-facturatie-oplossingen is een investering in de veiligheid en de toekomst van uw bedrijf.

‍Klaar om uw e-facturatieprocessen te beveiligen en u te beschermen tegen fraude?Neem vandaag nog contact op voor meer informatie over onze veilige e-facturatie-oplossingen!