Estland tilt e-facturatie naar een hoger niveau.

Verplichte e-facturatie voor B2B in zicht

Estland, een pionier op het gebied van e-government, heeft een nieuwe stap gezet in haar digitale transformatie door de Accounting Act te wijzigen. B2G e-facturering is in Estland al verplicht sinds 1 juli 2019, maar vanaf 1 juli 2025 kan ook B2B e-facturering door de ontvanger worden geëist.

Vereenvoudiging van B2B-transacties

De nieuwe Accounting Act vereenvoudigt het proces voor B2B-transacties en stelt expliciet dat als een ontvanger om e-facturen vraagt, de leverancier klaar moet zijn om deze te verzenden. In eerste instantie zullen er echter geen boetes worden opgelegd als de leverancier niet kan of wil voldoen aan het verzoek van de klant, hoewel dit tot gespannen zakelijke relaties kan leiden.

Een tweede wijziging in de nieuwe Accounting Act betreft het formaat van de e-factuur. Vanaf 1 juli 2025 zal alleen nogEN 16931 (de Europese norm) als primaire indeling gelden. De lokale Estse e-factuurstandaard EVS 923 blijft wel ondersteund en kan gebruikt worden op verouderde platforms, maar voor toekomstige ontwikkelingen en openbare aanbestedingen is EN 16931 leidend.

Het Estse e-facturatiesysteem is ontworpen om eenvoudig en gebruiksvriendelijk te zijn. Bedrijven kunnen e-facturen verzenden en ontvangen via verschillende methoden, waaronder het lokale e-factureringsroamingnetwerk, dat door veel bedrijven wordt geprefereerd, maar ook via Peppol of webapplicaties zoals Banqup.

Verwachte toekomstige wijzigingen in mandaat en btw-rapportage

Daarnaast heeft de Estse regering plannen aangekondigd om vanaf 2027 een mandate voor B2B e-facturering in te voeren. Tegelijkertijd is het de bedoeling om de btw-wetgeving te wijzigen, zodat alle btw-gerelateerde transacties aan de Belastingdienst moeten worden gemeld. Momenteel zijn leveranciers alleen verplicht gedetailleerde factuurgegevens te rapporteren wanneer het totale factuurbedrag aan een klant in een maand hoger is dan €1.000; voor bedragen daaronder hoeven alleen de totalen te worden gerapporteerd. De voorgestelde wijziging zou deze drempel van €1.000 wegnemen. Het doorvoeren van deze maatregelen zou een belangrijke stap zijn richting de digitale rapportagevereisten vande digitale rapportagevereisten van ViDA op de binnenlandse markt. Het nieuwe voorstel wordt momenteel openbaar besproken, en de definitieve beslissingen worden aan het einde van het eerste kwartaal van 2025 verwacht.

De Estse regering is ervan overtuigd dat het nieuwe e-facturatiesysteem zal bijdragen aan de stimulering van de economie, het verder verkleinen van de btw-kloof en het vergroten van de internationale concurrentiekracht van het land.

Andere landen omarmen ontvangergestuurde e-facturatie.

Wereldwijd neemt de adoptie van e-facturering toe, waarbij verschillende andere landen overwegen of al vergelijkbare systemen hebben ingevoerd die kopers het recht geven elektronische facturen van hun leveranciers te verzoeken.

Finland:

Sinds 1 april 2020 verplicht Finland dat e-facturen voldoen aan de Europese standaard EN 16931 wanneer de factuurontvanger, zowel overheidsinstanties als privébedrijven, hierom vraagt. Dit betekent dat leveranciers e-facturen moeten uitgeven in een gestructureerd formaat dat aan deze standaard voldoet, om interoperabiliteit en naleving te waarborgen.

Australië:

Australië werkt aan het Business e-Invoicing Right (BER), dat bedrijven in staat stelt van hun leveranciers en klanten te eisen dat zij e-facturering gebruiken via het Peppol-netwerk. Hoewel aanvankelijk werd verwacht dat grote bedrijven zouden voldoen tegen juli 2023, middelgrote bedrijven tegen 2024 en kleine bedrijven tegen 2025, wacht het initiatief nog op formele goedkeuring. Zodra het wordt ingevoerd, zal de BER alle bedrijven verplichten Peppol-geactiveerd te zijn. Terwijl het kader nog wordt beoordeeld, heeft het initiatief tot doel de adoptie van e-facturering te stimuleren, bedrijfsprocessen te verbeteren en bij te dragen aan duurzaamheidsdoelstellingen.

Wereldwijde trends:

Een toenemend aantal landen voert e-factureringsverplichtingen in om de belastingnaleving te verbeteren en fraude te verminderen. Vanaf 2024 hebben 55 landen wereldwijd dergelijke verplichtingen ingevoerd of overwegen ze dit te doen, inclusief het gebruik van specifieke standaarden en realtime rapportage aan belastingautoriteiten.

Het is belangrijk op te merken dat, hoewel veel landen overstappen op verplichte e-facturering, de specifieke rechten van kopers om e-facturen van hun leveranciers te vragen kunnen verschillen. In sommige rechtsgebieden worden deze rechten expliciet vastgelegd, terwijl in andere de adoptie van e-facturering vooral door de leveranciers wordt gestuurd.

Gezien deze initiatieven naast elkaar, wijst de aanpak van de Estse overheid op een mogelijke verschuiving richting het stimuleren van bedrijven om actief e-facturen te eisen, wat in de toekomst een meer gangbaar model zou kunnen worden.