10 essentiële feiten over Spanje's brede factureringsverplichtingen

Samenvatting

• De belangrijkste recente updates zijn dat UBL Facturae vervangt, verduidelijkingen rond betalingstermijnen werden aangebracht en de kennisgevingsperiode van 12 maanden is bevestigd.

• De Ley Crea y Crece (Create and Grow-wet) zal gevolgen hebben voor binnenlandse ondernemingen, B2B en particuliere bedrijven.

• VERI*FACTU: Regels voor de integriteit van facturatiesoftware. Deadlines zijn verlengd tot 1 januari 2027 voor bedrijven en 1 juli 2027 voor freelancers. Facturen die worden gegenereerd op het publieke platform zullen automatisch voldoen aan VERI*FACTU.

• TicketBAI heeft tot doel de inkomsten uit economische activiteiten te controleren, in het bijzonder die welke transacties met eindconsumenten omvatten.

Het landschap van de B2B-e-facturatieregelgeving in Spanje verandert snel. De overheid kondigde voor het eerst in september 2022 haar plannen aan om e-facturatie tussen bedrijven te verplichten, maar in maart 2025 werd een tweede openbare consultatie gelanceerd over het Ontwerp van Koninklijk Besluit onder de Crea y Crece-wet. Deze consultatie loopt tot 7 april 2025 en brengt belangrijke wijzigingen mee ten opzichte van de oorspronkelijke plannen. Wat moet u nu weten?

In deze geactualiseerde blog vindt u een overzicht van de belangrijkste recente updates, een herzien implementatieplan voor B2B-e-facturatie en 10 essentiële feiten om de ontwikkeling van de Spaanse e-facturatiewet beter te begrijpen. Houd er rekening mee dat de informatie over de Create and Grow-wet gebaseerd is op het huidige ontwerp en nog niet definitief is. Ze is onderhevig aan een publieke consultatie zodra de technische specificaties beschikbaar zijn en wordt pas definitief na goedkeuring en publicatie in het Staatsblad (BOE).

Laatste belangrijke updates

Hier zijn de meest recente wijzigingen in de Spaanse e-facturatieregelgeving die worden voorgesteld in het kader van de tweede openbare consultatie van de Create and Grow-wet:

• UBL vervangt Facturae: UBL (Universal Business Language) wordt het vereiste formaat voor het Spaanse openbare facturatiesysteem.

• Verduidelijking betalingstermijnen: Er zijn verduidelijkingen aangebracht met betrekking tot betalingstermijnen voor credit- en debetnota’s, inclusief start- en einddata.

• Kennisgevingsperiode van 12 maanden bevestigd: De verplichting gaat niet eerder dan 2027 in.

Op een gerelateerd vlak, met betrekking tot facturatie-compliance: facturen die via het publieke platform worden aangemaakt zullen ook VERI*FACTU-conform zijn. Deze verplichting komt voort uit de Anti-Fraudewet, niet uit de Create and Grow-wet. (Zie hieronder voor meer informatie over VERI*FACTU.)

Create and Grow-wet

Na goedkeuring wordt de invoering als volgt gefaseerd:

• 12 maanden na publicatie in het Staatsblad (verwacht 2027): Grote ondernemingen (omzet > € 8 miljoen).

• 24 maanden na publicatie in het Staatsblad (verwacht 2028): Kmo’s en alle overige belastingplichtigen.

10 essentiële feiten over de Spaanse B2B-e-facturatiewet “Create and Grow”

Hieronder vindt u de 10 belangrijkste punten om de Spaanse Create and Grow-wet en de voorgestelde wijzigingen te begrijpen, van de recentste data tot details rond formaten en sancties. Onthoud dat deze op het huidige ontwerp gebaseerd zijn en nog kunnen wijzigen.

1. Inwerkingtreding

Vanaf de goedkeuring van de regelgeving:

• 12 maanden na publicatie (verwacht 2027): Verplichting voor bedrijven en professionals met een omzet boven € 8 miljoen.

• 24 maanden na publicatie (verwacht 2028): Verplichting voor bedrijven en professionals met een omzet onder € 8 miljoen.

De referentieomzet is die van het jaar voorafgaand aan de verplichting.

2. Toepassingsgebied van de wet

De wet is van toepassing op:

• Binnenlandse bedrijven.

• B2B, particuliere ondernemingen en professionals.

• FACe (B2G) wordt niet beïnvloed.

• Overheidsbedrijven en UTE’s vallen onder dezelfde verplichtingen als private ondernemingen.

3. Communicatie van verplichte factuurstatussen

Welke statussen moeten worden gemeld?

• Verplichte statussen zijn o.a. commerciële acceptatie of afwijzing van de factuur en de datum ervan, evenals volledige effectieve betaling en de datum daarvan.

• Ondernemingen moeten deze statusmeldingen binnen 4 kalenderdagen doorgeven.

• Doel: minder laattijdige betalingen, betere opvolging en grotere transparantie.

• Wettelijke maximale betalingstermijn: 60 dagen.

‍4. Handtekening

Regels betreffende elektronische ondertekening:

• De factuuruitreiker moet facturen ondertekenen, of:

• Hij/zij kan het certificaat delegeren aan de e-facturatieprovider.

‍5. PDF

PDF-facturen kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld, afhankelijk van de acceptatieregels per land. Hieronder lees je hoe de Spaanse overheid PDF-facturen zal behandelen binnen de nieuwe B2B-regelgeving.

• PDF-facturen blijven toegestaan tot de wet voor alle ondernemingen verplicht wordt.

• Ondernemingen in de eerste golf moeten facturen én elektronisch én in PDF verzenden en kunnen beide formaten ontvangen.

• Ondernemingen buiten de eerste golf mogen hun huidige facturatiemethoden blijven gebruiken tot hun verplichtingsdatum.

‍6. Formaten

Het is essentieel om te weten welke e-facturatieformaten binnen de nieuwe regelgeving worden geaccepteerd. Met de tweede openbare consultatie, die begin 2025 is gestart, is een belangrijke wijziging doorgevoerd: hoewel momenteel nog Facturae wordt gebruikt, zal de publieke oplossing overstappen op UBL (Universal Business Language). Deze overgang zorgt voor aansluiting bij de Europese norm EN 16931 en het aankomende ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age).

• Publieke oplossing: UBL (Universal Business Language)

• Private oplossingen: Factureringsplatforms en -systemen die door elektronische factuuruitgevers worden gebruikt, moeten een officiële kopie van de factuur in UBL-formaat naar het publieke e-facturatieplatform sturen. Andere formaten mogen voor onderlinge uitwisseling worden gebruikt, maar UBL is verplicht voor communicatie met het publieke platform.

‍7. Openbaar platform

Veel overheden wereldwijd maken gebruik van een openbaar of overheidsplatform binnen hun B2G- en B2B-regelgeving.

• Het platform biedt een minimale oplossing voor het uitreiken van facturen aan leveranciers en het verkrijgen van toegang tot klantfacturen. Het platform verzendt de facturen niet actief, maar maakt ze uitsluitend beschikbaar voor de ontvangers en fungeert als een centrale opslagplaats voor facturen.

• Een kopie van elke factuur moet naar het openbare platform worden gestuurd, en de factuurstatussen (zoals acceptatie en daadwerkelijke betaling) moeten eveneens worden doorgegeven.

8. SII (Suministro Inmediato de Información)

• Het SII-systeem blijft werken zoals voorheen.

• E-facturatie en e-rapportage blijven gescheiden processen.

‍9. Sancties en controle

• Er is momenteel geen sanctieregime voorzien.

• Het Observatorio Estatal de la Morosidad Privada monitort betalingstrends en stimuleert goede praktijken.

• Een jaarlijkse lijst van niet-conforme bedrijven (met >5% laattijdige betalingen én meer dan € 600.000 aan onbetaalde facturen) is gepland.) is voorzien.

‍10. Internationale facturering

• Er bestaat momenteel geen specifieke internationale regelgeving, maar op Europees niveau zal het ViDA-project (BTW in het digitale tijdperk), dat regels bevat voor intracommunautaire e-facturatie en e-rapportage, naar verwachting in juli 2030 van kracht worden.

• Lees meer over ViDA in onze blogpost.

Hoewel deze tien punten de kern vormen van het aanstaande B2B-mandaat voor e-facturatie, is het ook belangrijk om twee andere gerelateerde regelgevende systemen te begrijpen die van invloed zijn op facturatie in Spanje: VERI*FACTU en TicketBAI.

‍Wat is VERI*FACTU?

VERI*FACTU is een verordening die de vereisten voor factureringscomputersystemen (RRSIF) regelt en een methode biedt om te voldoen aan de Spaanse wetgeving voor geautomatiseerde factureringssystemen. Het waarborgt de integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderlijkheid van factuurgegevens.

De meeste bedrijven en zelfstandige professionals in Spanje die onder de personenbelasting (IRPF) of vennootschapsbelasting (IS) vallen, zijn verplicht factureringssystemen te gebruiken die voldoen aan de technische vereisten voor zowel volledige als vereenvoudigde facturen.

Hoewel de oorspronkelijke ingangsdatum 1 januari 2026 was, heeft Koninklijk Wetsbesluit 15/2025 de aanpassingstermijnen als volgt verlengd:

• Tot 1 januari 2027: voor bedrijven (belastingplichtigen onder Artikel 3.1.a).

• Tot 1 juli 2027: voor zelfstandige professionals en freelancers (de overige belastingplichtigen onderArtikel 3.1).

Bedrijven die al rapporteren via het SII-systeem (Onmiddellijke Informatieverschaffing), evenals degenen met specifieke vrijstellingen, hoeven deze nieuwe regels niet toe te passen.

Facturen die via het openbare platform worden aangemaakt, zullen VERI*FACTU-conform zijn en bevatten een QR-code voor validatie en communicatie met de belastingdienst.

Wat is TicketBAI?

TicketBAI is een systeem dat is ingevoerd door de Belastingdiensten van de Baskische Forale Provincies en verplicht bedrijven om facturen voor alle economische activiteiten te verzenden en te certificeren. Het systeem is ontwikkeld in samenwerking met de drie Forale Schatkisten en de Baskische Regering en stelt specifieke wettelijke en technische verplichtingen vast voor factureringssoftware.

Het doel van TicketBAI is het controleren van inkomsten uit economische activiteiten, met name bij transacties met eindverbruikers. Om te voldoen aan de TicketBAI-voorschriften, die sinds 1 januari 2024 in regio’s zoals Bizkaia van kracht zijn, moeten bedrijven gebruikmaken van conforme software zoals Banqup. TicketBAI waarborgt de integriteit en traceerbaarheid van factureringsgegevens door te vereisen dat specifieke gegevens bij de belastingautoriteiten worden ingediend.

Hoe Banqup kan helpen

Het kiezen van een leverancier voor e-facturatie kan complex zijn vanwege de verschillende regels en vereisten. Banqup begeleidt bedrijven bij alle veranderingen en maakt systemen toekomstbestendig, zodat wijzigingen in de regelgeving ons probleem worden en niet dat van u.

Wij voldoen aan regelgeving in meer dan 60 landen wereldwijd en passen onze producten aan om te voldoen aan nationale en internationale voorschriften.

Hoe kunnen we u en andere Spaanse bedrijven verder helpen?

• We voegen waardetoevoegende velden toe aan factuurformaten, specifiek voor een sector of type factuur: order-/referentienummer, kostenplaatsen, enz.

• We communiceren verplichte factuurstatussen naar het openbare platform, met de mogelijkheid om aanvullende statussen tussen private operatoren toe te voegen.

• We bieden extra statusupdates aan, zoals gedeeltelijke betalingen, naast de verplichte statussen.

• We automatiseren het verzenden en ontvangen van facturen en factuurstatussen.

• We filteren gegevens voor upload en boekhouding in uw ERP- of financiële systemen.

• We faciliteren digitale betalingen en afstemmingen, zodat uw bedrijf nauwkeuriger en op tijd betaald wordt.

• We bieden bon- en gegevensvastlegging (OCR) voor PDF-facturen.

• We leveren geavanceerde ondertekening en elektronische archivering.

• We zorgen voor uw lokale en internationale naleving.

Start uw traject naar conforme e-facturatie door uw zakelijke behoeften te bespreken met een lid van ons Spaanse team.