Hervorming van e-facturatie in Europa

Samenvatting

• De Europese Commissie is een openbare raadpleging gestart om Richtlijn 2014/55/EU betreffende e-facturatie bij overheidsopdrachten (B2G) te herzien.

• Het doel is om de harmonisatie te verbeteren en grensoverschrijdende complexiteit te verminderen.

• Het initiatief is gekoppeld aan VAT in the Digital Age (ViDA) en toekomstige vereisten voor B2B-e-facturatie. Onder ViDA wordt tegen 2030 verplichte grensoverschrijdende B2B-e-facturatie verwacht.

• Bedrijven moeten zich gaan voorbereiden op toegenomen standaardisatie en digitale rapportering.

De Europese Commissie heeft onlangs een openbare raadpleging gelanceerd over de herziening van Richtlijn 2014/55/EU, het kader voor elektronische facturatie bij overheidsopdrachten (B2G). Hoewel dit in eerste instantie alleen transacties met de overheid lijkt te betreffen, zullen de gevolgen waarschijnlijk veel verder reiken en de bredere evolutie van e-facturatie in heel Europa beïnvloeden.

De EU-richtlijn voor e-facturatie (2014/55/EU) begrijpen

Richtlijn 2014/55/EU, aangenomen door het Europees Parlement en de Raad op 16 april 2014, stelt een gemeenschappelijke Europese standaard vast voor elektronische facturatie bij overheidsopdrachten (business-to-government, of B2G-transacties). Het hoofddoel van de richtlijn is het verlagen van de administratieve kosten, het bevorderen van de digitale eenheidsmarkt en het faciliteren van naadloze grensoverschrijdende facturatie door alle openbare aanbestedende diensten te verplichten conforme e-facturen te ontvangen en te verwerken.

De kern van de richtlijn is EN 16931, de Europese standaard gepubliceerd door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN). Deze standaard definieert het semantische datamodel (d.w.z. de gegevens die in een factuur moeten worden opgenomen) en ondersteunt syntaxis-koppelingen zoals UBL en CII om interoperabiliteit te waarborgen en te garanderen dat facturen door machines in alle EU-systemen kunnen worden gelezen zonder dat handmatige invoer nodig is.

De tijdlijnen voor implementatie waren duidelijk: de lidstaten moesten de richtlijn uiterlijk op 18 april 2018 hebben omgezet, waarbij centrale overheden uiterlijk op 18 april 2019 moesten voldoen (hoewel sommige lidstaten uitstel kregen tot 18 april 2020 voor decentrale instanties). Vandaag de dag moeten bijna alle publieke organen in de EU e-facturen die voldoen aan EN 16931 kunnen verwerken, wat de weg vrijmaakt voor netwerken zoals Peppol.

Hoewel dit kader geen verplichte business-to-business (B2B) e-facturatie oplegt — die naar verwachting tegen 2030 via ViDA van kracht zal zijn — heeft het wel gezorgd voor een brede adoptie, wat naar schatting 60-80% op de verwerkingskosten bespaart en tegelijkertijd fouten en fraude vermindert.

Waarom deze raadpleging van belang is

Dit kader is nu enkele jaren van kracht sinds de definitieve deadline voor naleving door decentrale overheden in 2020, en heeft met succes een gemeenschappelijke standaard voor overheidsopdrachten gevestigd.

Echter, naarmate de digitale transformatie versnelt en grensoverschrijdende handel steeds soepeler verloopt, vertoont het huidige kader beperkingen. De nieuwe raadpleging is gericht op:

• Het verbeteren van de harmonisatie van e-facturatiestandaarden in alle lidstaten.

• Het vergroten van de interoperabiliteit tussen verschillende nationale systemen.

• Het verminderen van de administratieve lasten voor bedrijven die internationaal opereren.

• Het ondersteunen van de ontwikkeling van een meer geïntegreerde digitale eenheidsmarkt.

Voor bedrijven die over de grenzen heen werken, zouden deze verbeteringen de complexiteit en de operationele kosten aanzienlijk kunnen verminderen.

De link naar ViDA: Een bredere transformatie

Deze raadpleging is met name relevant in de context van het komende VAT in the Digital Age (ViDA)-initiatief. ViDA vertegenwoordigt een belangrijke verschuiving in de manier waarop btw binnen de EU wordt beheerd, met een sterke focus op digitale rapportering en realtime gegevensuitwisseling.

Een van de belangrijkste voorstellen onder ViDA is de invoering van verplichte elektronische facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties tegen 2030. Hoewel de huidige raadpleging gericht is op B2G-processen, wordt algemeen verwacht dat deze ook de toekomstige ontwikkelingen in de regelgeving op B2B-gebied zal beïnvloeden.

In de praktijk betekent dit dat bedrijven dit niet als een geïsoleerde update van de regelgeving moeten zien, maar eerder als onderdeel van een bredere beweging naar volledig digitale, gestandaardiseerde facturatie in heel Europa.

Wat dit betekent voor bedrijven

Voor organisaties die al gebruikmaken van e-facturatieoplossingen kunnen de komende wijzigingen aanpassingen vereisen om te blijven voldoen aan de evoluerende standaarden. Voor degenen die nog geen digitale facturatie hebben omarmd, is dit een duidelijk signaal dat de overstap binnenkort onvermijdelijk zal worden.

Belangrijke aandachtspunten zijn onder meer:

• Ervoor zorgen dat systemen compatibel zijn met de Europese standaarden (zoals EN 16931).

• Voorbereiden op toegenomen automatisering en realtime rapportageverplichtingen.

• Het evalueren van de huidige facturatieprocessen om inefficiënties te identificeren.

• Samenwerken met technologieleveranciers die zich kunnen aanpassen aan wijzigingen in de regelgeving.

Banqup is er al op ontworpen om bedrijven door deze transities heen te helpen, met schaalbare tools die aansluiten bij zowel de huidige als de toekomstige regelgevingskaders.

Een kans om de toekomst vorm te geven

De raadpleging staat open voor feedback tot 10 juni 2026 en biedt bedrijven van elke omvang (met name kmo's), belanghebbenden uit de sector en technologieleveranciers een waardevolle kans om de toekomst van e-facturatie in Europa te beïnvloeden.

Door deel te nemen aan dit proces kunnen organisaties:

• De huidige uitdagingen bij grensoverschrijdende facturatie aankaarten.

• Pleiten voor meer praktische en efficiënte standaarden.

• Ervoor zorgen dat toekomstige regelgeving de werkelijke behoeften van het bedrijfsleven weerspiegelt.

Tot slot

De herziening van de richtlijn voor e-facturatie markeert een nieuwe belangrijke stap in het digitale transformatieproces van Europa. Hoewel de directe focus ligt op overheidsopdrachten, kunnen de bredere implicaties voor B2B-transacties en btw-naleving niet worden genegeerd.

Bedrijven die een proactieve benadering kiezen door deze ontwikkelingen te begrijpen en zich tijdig voor te bereiden, zullen het beste gepositioneerd zijn om te profiteren van een meer gestroomlijnd, efficiënt en digitaal facturatielandschap.

Blijf op de hoogte van de verplichtingen

Blijf op de hoogte van de wereldwijde e-facturatieverplichtingen met onze gratis maandelijkse nieuwsbrief, die direct in je inbox wordt bezorgd met de nieuwste wettelijke updates voor meer dan 50 rechtsgebieden. Volg ons op LinkedIn voor dagelijkse inzichten in compliance en deskundige analyses.