De nieuwe Franse regels voor e-facturatie en e-reporting

Samenvatting

• Frankrijk heeft gekozen voor een PA-centrisch model waarbij facturen worden uitgewisseld via geaccrediteerde private platforms (Plateformes Agréées, of PA, voorheen bekend als Plateforme de Dématérialisation Partenaire, of PDP), terwijl het PPF (Portail Public de Facturation, het publieke portaal) fungeert als een centraal register en dataconcentrator voor de belastingdienst.

• Het mandaat omvat twee verplichtingen:

  1. Binnenlandse B2B e-facturatie

  2. E-rapportering voor B2C- en grensoverschrijdnende transacties

• Gefaseerde implementatie:

  1. 1 september 2026: Alle bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen; grote en middelgrote ondernemingen moeten beginnen met het uitreiken ervan.

  2. 1 september 2027: Kmo's en micro-ondernemingen moeten beginnen met het uitreiken ervan.

  3. E‑rapportering volgt dezelfde gefaseerde deadlines.

• Het ecosysteem steunt op drie kernspelers:

  1. Portail Public de Facturation (PPF) (centraal register en routeringshub)

  2. Plateformes Agréées (PA) (geaccrediteerde private platforms)

  3. Solutions Compatibles (SC) (software verbonden met een PA of PPF)

• Drie ondersteunde gestructureerde formaten onder de "Socle Minimal":

  1. Factur-X

  2. UBL 2.1

  3. UN/CEFACT CII

• Facturen volgen een verplichte levenscyclus met statusupdates die invloed hebben op de btw-rapportering.

• Nauwkeurige ERP-datamapping en gevalideerde SIRET/SIREN-stamgegevens zijn cruciaal om afwijzingen te voorkomen.

• Bedrijven moeten prioriteit geven aan platformselectie, end-to-end testen en de juiste configuratie van zowel B2B- als B2C-rapporteringsstromen vóór de deadlines van september 2026 en 2027.

Het aanstaande mandaat voor e-facturatie en e-rapportering in Frankrijk vertegenwoordigt een grote transformatie in btw-compliance. De hervorming is gebouwd op een gedecentraliseerd model dat geaccrediteerde private platforms combineert met centraal toezicht door de Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) en hervormt de manier waarop transactiegegevens worden uitgegeven, verzonden, gevalideerd en gerapporteerd.

Met de gefaseerde handhaving die in september 2026 begint, moeten bedrijven niet alleen de deadlines begrijpen, maar ook de architectuur, formaten, levenscyclusregels en vereisten voor stamgegevens die het succes van de compliance zullen bepalen.

Waarom het Franse mandaat anders is

Frankrijk zet een nieuwe standaard voor digitale btw-rapportering in Europa, en volgt niet simpelweg Italië of Polen. Waar het Sistema di Interscambio (SdI) in Italië en KSeF in Polen vertrouwen op volledig gecentraliseerde clearance-systemen, heeft Frankrijk gekozen voor een hybride Y-Schema-model dat centraal toezicht combineert met flexibele toegang via door de overheid geaccrediteerde private platforms. Deze aanpak biedt een balans tussen schaalbaarheid, automatisering en uitgebreid fiscaal inzicht, waardoor het Franse systeem geavanceerder is dan dat van de buren.

Wat Frankrijk echt onderscheidt, is de dubbele verplichting: verplichte e-facturatie voor binnenlandse B2B-transacties en verplichte e-rapportering voor B2C- en grensoverschrijdnende transacties. Samen geven deze vereisten de DGFiP, de Franse belastingdienst, end-to-end inzicht in btw-relevante economische activiteiten. Voor bedrijven is dit meer dan digitalisering: het is een structureel herontwerp van de rapportering van transactiebelastingen, wat nieuwe processen, discipline in stamgegevens en platformstrategieën vereist.

De gefaseerde tijdlijn in Frankrijk

1 september 2026: Alle bedrijven moeten elektronische facturen kunnen ontvangen; grote en middelgrote ondernemingen moeten beginnen met het uitreiken ervan.

1 september 2027: Kmo's en micro-ondernemingen moeten beginnen met het uitreiken van elektronische facturen.

De deadlines voor e‑rapportering lopen gelijk met deze fasering.

Deze gespreide implementatie weerspiegelt de omvang van de transformatie en zorgt voor operationele stabiliteit vóór de volledige handhaving.

Het specifieke jargon van Franse e-facturatie

DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques): De Franse belastingdienst die toezicht houdt op het e-facturatiemandaat.

PPF (Portail Public de Facturation): Het centrale bedrijfsregister en de fiscale datahub (geen directe business-to-business uitwisseling).

PA (Plateforme Agréée): Private platforms geaccrediteerd om factuurgegevens uit te wisselen en te rapporteren. Deze stonden voorheen bekend als Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), maar werden in februari 2026 officieel hernoemd naar Plateformes Agréées (PA). Dit weerspiegelt een terminologische voorkeur van de belastingdienst (DGFiP) als onderdeel van de Franse financieringswet van 2026 (Loi de Finances pour 2026).

SC (Solution Compatible): Eigen software of software van derden die facturen maakt en verbinding maakt met een of meer PA's; kan niet rechtstreeks verbinding maken met het PPF.

SIREN: Uniek 9-cijferig identificatienummer voor Franse rechtspersonen (ondernemingsnummer).

SIRET: 14-cijferig identificatienummer voor specifieke bedrijfsvestigingen/locaties (SIREN + 5-cijferige locatiecode).

Factur-X: Het hybride formaat van Frankrijk dat een voor mensen leesbare PDF combineert met ingebedde XML voor geautomatiseerde verwerking.

UBL 2.1: Internationale XML-standaard (Peppol-compatibel), ideaal voor grensoverschrijdnende handel.

CII (UN/CEFACT CII): Wereldwijde sectoroverschrijdnende XML-standaard voor complexe B2B-transacties.

Dépôt - factuurstatus: Factuur succesvol ingediend en voorzien van een tijdstempel door de PA van de verzender.

Rejet/Refus - factuurstatus: Factuur afgewezen (fout bij platformvalidatie of weigering door de koper).

Encaissée - factuurstatus: Betalingsgegevens bevestigd (datum + ontvangen bedrag).

Ken de spelers: PPF, Plateformes Agréées en Solutions Compatibles

Het e-facturatiesysteem van Frankrijk is opgebouwd rond een ecosysteem van drie delen, waarbij elke speler een specifieke rol heeft en hun interacties zorgen voor compliance, automatisering en btw-inzicht. Begrijpen wie wat doet, is essentieel voor bedrijven bij het selecteren van platforms, software en operationele workflows. Bedrijven die geaccrediteerde platforms evalueren, kunnen Jefacture verkennen, een conforme oplossing ontworpen om validatie, verzending en geautomatiseerde rapportering onder het Franse mandaat te beheren.

De architectuur in één oogopslag

Het Franse model volgt een hybride, zogenaamde "Y-Schema" architectuur:

• Solution Compatibles (SC's) maken de factuur.

• Plateformes Agréées (PA's) valideren, verzenden en rapporteren facturen.

• Portail Public de Facturation (PPF) coördineert de routering, onderhoudt het centrale register en zorgt ervoor dat de DGFiP de vereiste gegevens ontvangt.

Operationele stroom:

Het operationele pad is ERP van de verzender of (optioneel) SC → PA van de verzender → PA van de ontvanger → SC/ERP van de ontvanger, waarbij de PA's respectievelijk de gegevens rapporteren aan het PPF zoals vereist:

Deze structuur biedt een balans tussen centraal toezicht en flexibele toegang via private platforms, waardoor zowel grote als kleine bedrijven efficiënt kunnen schalen terwijl de belastingdienst volledig geïnformeerd blijft.

Hoe een Franse factuur eruitziet

Nu we de spelers en de architectuur van het Franse e-facturatiesysteem begrijpen, is het tijd om naar de factuur zelf te kijken, de data die door SC's, PA's en het PPF reist. De factuur is niet zomaar een PDF; het is een gestructureerd databestand dat aan specifieke compliance-eisen moet voldoen.

Ondersteunde formaten (socle minimal)

Frankrijk staat drie interoperabele formaten toe, elk met eigen kenmerken:

• Factur-X

  1. Hybride formaat: een voor mensen leesbare PDF met ingebedde XML voor machines;

  2. Populair voor zowel kleine als grote bedrijven;

  3. Garandeert leesbaarheid terwijl automatisering wordt ondersteund.

• UBL 2.1

  1. Internationale XML-standaard, veel gebruikt in het Peppol-netwerk;

  2. Ideaal voor grensoverschrijdnende handel.

• UN/CEFACT CII

  1. Wereldwijde sectoroverschrijdnende XML-standaard voor elektronische gegevensuitwisseling;

  2. Gebruikelijk voor internationale B2B-transacties.

Inhoud van de factuur: Belangrijkste gegevenspunten

Elke factuur die in Frankrijk wordt verzonden, moet verplichte informatie bevatten om de validatie te doorstaan:

Datamapping: ERP vertalen naar compliance

De uitdaging is niet alleen het formaat, maar het mappen van je interne ERP-gegevens naar de door de DGFiP opgelegde schema's. Volgens de External Specifications (Specifications Externes) uitgegeven door de DGFiP, moeten bedrijven, om interoperabiliteit met het PPF te garanderen, voldoen aan de datastructuren gedefinieerd in de Z12-012 en Z12-014 schema's, gepubliceerd door de normalisatie-instelling AFNOR (Association Française de Normalisation).

• Zorg dat alle verplichte velden zijn ingevuld.

• Koppel interne codes aan officiële classificaties (goederen/diensten, btw-regime).

• Valideer SIRET/SIREN-nummers tegen het centrale register.

Deze stap is cruciaal: het Franse e-facturatiesysteem tolereert geen onvolledige of onjuist geformatteerde gegevens. In tegenstelling tot sommige landen waar validatie optioneel is, handhaaft de DGFiP strikte naleving op platformniveau.

Factuurlevenscyclus & e‑rapportering

Het begrijpen van het Franse e-facturatiesysteem gaat niet alleen over spelers of dataformaten - het gaat over wat er feitelijk gebeurt telkens wanneer een factuur wordt verzonden. De operationele workflow bepaalt de compliance, btw-boekhouding en bedrijfsefficiëntie.

Stapsgewijze factuurstroom

Wanneer je een factuur uitreikt, doorloopt deze een gestructureerde levenscyclus met verplichte statusupdates:

• Verzender → PA

  • Je ERP of SC genereert de factuur en stuurt deze naar je aangewezen PA.

  • De PA valideert het formaat en de volledigheid van de gegevens (SIRET, btw, betalingsvoorwaarden).

• PA → PA van de ontvanger → PPF

  • De PA van de verzender verzendt de factuur naar de PA van de ontvanger.

  • De PA rapporteert ook automatisch de noodzakelijke samenvattende gegevens aan de DGFiP via de PPF-datahub.

• PA van de ontvanger → Ontvanger

  • De PA van de koper ontvangt de factuur en levert deze af bij hun ERP/SC.

  • Verplichte statussen worden bijgewerkt gedurende de uitwisseling tussen de PA's.

Voor bedrijven is het belangrijk om te begrijpen dat, hoewel de PA het zware werk in de operationele stroom afhandelt, het bedrijf verantwoordelijk blijft voor de "definitieve" status van de factuur.

Verplichte statussen

Elke factuur genereert traceerbare statusupdates die de btw-verwerking beïnvloeden, waarbij PA's ten minste de volgende vier factuurstatussen moeten ondersteunen en beschikbaar maken voor hun klanten:

• Ingeleverd (DÉPÔT): Factuur succesvol ingediend bij de PA.

• Geweigerd (REJET): Validatiefouten gedetecteerd (bijv. ongeldige SIREN, ontbrekende btw-gegevens).

• Geweigerd (REFUS): Factuur geweigerd door de ontvanger (bijv. verkeerde ontvanger, fout op de factuur, etc.).

• Geïnd/Betaald (ENCAISSÉE): Bevat betalingsgegevens (datum en bedrag).

Hoewel de volledige levenscyclus extra overgangsstatussen bevat (bijv. Verwerkt, Verzonden, Verlopen), zijn deze meer platformspecifiek. De vier hierboven genoemde zijn de kernstatussen die bedrijven volgen.

Statusupdates zijn cruciaal voor het volgen van de factuurstroom en het garanderen van een tijdige btw-rapportering, ook al volgt de btw-verschuldigdheid nog steeds de onderliggende fiscale regels (bijv. levering, prestatie, betaling).

E‑rapportering voor B2C- & grensoverschrijdnende transacties

Voor transacties buiten de binnenlandse B2B e-facturatie (bijv. verkoop aan een consument in Lyon, aankoop van diensten bij een leverancier in Frankfurt, of export naar New York), moeten ook gestructureerde samenvattende gegevens worden verzonden:

• Toepassingsgebied: B2C-verkopen belastbaar in Frankrijk, export en niet-gevestigde belastingbetalers.

• Vereenvoudigingen: Sinds september 2025 zijn details op regelniveau niet langer vereist in bepaalde B2C-scenario's, wat de administratieve last vermindert.

• Integratie: PA's handelen dit doorgaans automatisch af; SC's moeten zorgen voor de juiste mapping en verzending.

Dagelijkse implicaties voor bedrijven

1. Het monitoren van statussen is essentieel: Een "Rejected" of "Refused" status vereist onmiddellijke correctie en het uitreiken van een nieuwe factuur met gecorrigeerde gegevens (met een nieuw factuurnummer). Het is niet mogelijk om de originele XML te bewerken en opnieuw te verzenden.

2. Factuurfouten kunnen btw-rapportering verstoren: Ontbrekende SIREN-nummers, onjuiste btw-tarieven of onvolledige betalingsinfo kunnen de compliance vertragen.

3. Automatisering is de sleutel: Het gebruik van een PA die integreert met je ERP vermindert handmatige tussenkomst en zorgt ervoor dat de e-rapportering volledig is.

4. End-to-end zichtbaarheid is belangrijk: Teams moeten zowel de factuurstroom als de resultaten van de rapportering volgen om gaten te voorkomen.

Praktische paraatheid: Stamgegevens en checklist voor livegang

Nu de deadline van 1 september 2026 nadert, is het voorbereiden van je systemen, gegevens en processen cruciaal. Het mandaat voor e-facturatie en e-rapportering in Frankrijk is strikt: zelfs kleine fouten in gegevens of routering kunnen facturen blokkeren en de btw-rapportering vertragen. Dit gedeelte geeft praktische richtlijnen voor de livegang.

1. Controleer je stamgegevens

Het nationale e-facturatie-ecosysteem vertrouwt op een centraal register (Annuaire) om facturen te routeren. Om afwijzingen te voorkomen, moeten je stamgegevens onberispelijk zijn:

Belangrijkste identificatiemiddelen:

• Zorg dat je de SIREN (9 cijfers) hebt voor elke Franse B2B-klant.

• Hoewel de SIRET (14 cijfers) specifieke vestigingen/filialen identificeert en in het register kan worden opgeslagen als een bedrijf facturen naar specifieke filialen wil routeren, is de SIREN de verplichte wettelijke vereiste voor het nieuwe e-factuurformaat.

De "nieuwe vier" velden:

Controleer of je ERP vier nieuwe verplichte gegevenspunten kan vastleggen en uitvoeren:

• De SIREN van de klant,

• het specifieke leveringsadres (indien verschillend van het facturatieadres),

• de categorie van de operatie (Goederen vs. Diensten),

• en het btw-betalingsregime van de leverancier (specifiek de status "btw op debet").

Praktische stappen:

Mocht je dat nog niet gedaan hebben, dan is het nu tijd om een project voor "datacleansing" te starten om eventuele hiaten in de vereiste stamgegevens van klanten en leveranciers op te vullen:

• Controleer of alle Franse klanten en leveranciers de juiste en actuele SIREN- en, indien van toepassing, SIRET-nummers in je ERP hebben staan.

• Controleer of adressen, btw-nummers en betalingsvoorwaarden volledig en consistent zijn. Het centrale register zal facturen met ongeldige of ontbrekende geografische gegevens afwijzen.

• Draai een testbatch facturen om ontbrekende of niet-overeenkomende gegevens te identificeren vóór de livegang.

Tip: Zelfs een kleine discrepantie tussen de gegevens in je ERP en in het Annuaire-register zal leiden tot een onmiddellijke afwijzing van de factuur op het platform en de btw-rapportering blokkeren. De Annuaire zal de "source of truth" zijn die elke PA moet raadplegen voordat een factuur wordt verzonden.

2. Evalueer de mogelijkheden van de provider

Het kiezen van het juiste platform of de juiste software is cruciaal voor een soepele livegang:

• Bevestig dat je PA Peppol-interoperabiliteit ondersteunt (belangrijk voor het ontvangen van facturen van buitenlandse leveranciers).

• Controleer of je PA je ERP-output kan converteren naar goedgekeurde formaten (Factur-X, UBL of CII) zonder verlies van data-integriteit.

• Zorg ervoor dat de PA statusupdates automatisch afhandelt (Ingeleverd, Geweigerd, Geaccepteerd) en integreert met je boekhoudworkflows.

Veel bedrijven kiezen voor geaccrediteerde private platforms zoals Jefacture om automatisering, formaatvalidatie en veilige PA-naar-PA verzending te garanderen.

3. Definieer de routeringslogica

Grote organisaties hebben vaak meerdere dochterondernemingen of afdelingen. Een goede routering is essentieel:

• Ken routeringsidentificaties toe voor elke entiteit binnen je ERP.

• Zorg ervoor dat je PA of SC deze codes herkent en facturen naar de juiste ontvanger verzendt.

• Test de routeringslogica met een paar pilot-facturen om fouten vroegtijdig op te sporen.

4. Test end-to-end processen

Voer vóór de livegang volledige end-to-end simulaties uit:

1. Maak facturen in je ERP of SC.

2. Verstuur ze via de PA.

3. Bevestig de statusupdates (Ingeleverd → Geaccepteerd/Geweigerd).

4. Controleer of de e-rapportering automatisch wordt gegenereerd en naar de DGFiP wordt verzonden via het PPF.

5. Corrigeer eventuele fouten en dien ze indien nodig opnieuw in.

Tijdens de onboarding moeten bedrijven mogelijk ook een formeel mandaatmodel invullen waarmee ze het platform machtigen om facturen en e-rapporteringsgegevens namens hen te verzenden.

Tip: Deze stresstest zorgt ervoor dat je teams en systemen klaar zijn voor operaties met grote volumes op dag 1.

Laatste checklist: Consolidatie & risicobeperking vóór de livegang

Nu de livegangdatum nadert, is het tijd voor een laatste operationele beoordeling. Zelfs goed voorbereide bedrijven kunnen tegen last-minute problemen aanlopen als processen, gegevens of platforms niet volledig op elkaar zijn afgestemd. Deze checklist richt zich op het consolideren van de paraatheid en het beperken van risico's vóór de lancering op 1 september.

1. Verifieer de gereedheid van het systeem

• Zorg ervoor dat je ERP of SC volledig is verbonden met je PA.

• Bevestig dat alle platformgegevens, certificaten en routeringscodes actief en correct zijn.

• Test de verwerking bij piekvolumes als je bedrijf dagelijks grote aantallen facturen uitreikt.

2. Valideer de stamgegevens een laatste keer

• Controleer alle SIRET/SIREN-nummers, adressen, btw-nummers en betalingsvoorwaarden.

• Draai een laatste testbatch via de PA om de acceptatie te verifiëren.

• Corrigeer eventuele fouten onmiddellijk, aangezien zelfs kleine inconsistenties een afwijzing kunnen veroorzaken.

3. Bevestig formaat- & datacompliance

• Zorg ervoor dat facturen voldoen aan de goedgekeurde formaten: Factur-X, UBL of CII.

• Controleer de veldmapping in je ERP dubbel: factuurregels, btw-codes, betalingsvoorwaarden en transactietypes.

• Valideer dat je PA facturen correct transformeert en indient zonder gegevensverlies.

4. Monitor de statusupdates

• Zorg ervoor dat de loop Ingeleverd → Geweigerd/Geaccepteerd → Ontvangen feedback end-to-end werkt.

• Train je team om onmiddellijk te reageren op geweigerde statussen, facturen te corrigeren en zonder vertraging opnieuw in te dienen.

• Bevestig dat de e-rapporteringsstromen voor B2C en grensoverschrijdende transacties zijn geconfigureerd en getest.

5. Vermijd veelvoorkomende valkuilen

• Onvolledige betalingsgegevens: Zorg ervoor dat de betalingsinformatie volledig is om problemen met de btw-verschuldigdheid te voorkomen.

• Problemen met de formaatconversie: Valideer dat de PA ERP-outputs kan converteren naar goedgekeurde formaten zonder gegevensverlies.

• E-rapportering over het hoofd zien: Verwaarloos de B2C- of grensoverschrijdnende stromen niet, want die zijn net zo belangrijk als B2B-facturen.

Conclusie: Voorbereiden op het digitale fiscale tijdperk van 2026 in Frankrijk

Het Franse mandaat voor e-facturatie en e-rapportering van 2026 is meer dan een compliance-vereiste; het vertegenwoordigt een strategische verschuiving in hoe transactiefinanciën en btw-rapportering worden beheerd. In tegenstelling tot eenvoudigere systemen in andere landen, combineert Frankrijk verplichte B2B e-facturatie met B2C- en grensoverschrijdnende e-rapportering, waardoor een uitgebreid kader ontstaat dat de DGFiP volledig inzicht geeft in de economische activiteit.

Voor bedrijven hangt succes af van voorbereiding en operationele discipline. Nauwkeurige stamgegevens, waaronder actuele SIRET/SIREN-nummers, correcte btw-informatie en precieze routeringscodes, zijn essentieel. Het kiezen van het juiste platform of Solution Compatible (SC) en het zorgen voor een naadloze integratie met je ERP voorkomt verstoringen en vergemakkelijkt automatische statusupdates.

Vroegtijdige identificatie van fouten maakt een snelle correctie mogelijk en garandeert btw-compliance vanaf de eerste dag. Om deze overgang met vertrouwen te doorlopen, moeten bedrijven vertrouwen op een gecertificeerde en schaalbare oplossing zoals Jefacture, die factuurvalidatie, formaatcompliance, geautomatiseerde e-rapportering en naadloze ERP-integratie ondersteunt vóór de deadline van september 2026.

Blijf op de hoogte van de mandaten

Blijf de wereldwijde e-facturatiemandaten voor met onze gratis maandelijkse nieuwsbrief, die rechtstreeks in je inbox wordt bezorgd met de laatste updates over regelgeving in meer dan 50 rechtsgebieden. Volg ons op LinkedIn voor dagelijkse inzichten over compliance en expertanalyses.