De voordelen van XRechnung voor bedrijven

Ontdek hoe e-facturatie niet alleen het milieu beschermt, maar ook je bedrijfsprocessen efficiënter maakt. Een duurzame toekomst begint hier!

De zogenaamde ESG-criteria, d.w.z. de bevordering van milieubescherming (environmental), duurzaamheid (social) en ethisch ondernemingsbestuur (governance), worden steeds meer een integraal onderdeel van de bedrijfscultuur. Steeds meer bedrijven erkennen dat e-facturatie een eenvoudige stap is naar het verminderen van digitaal afval en hun ecologische voetafdruk. De bekende hoofdschuldige is natuurlijk de papieren factuur, maar e-facturen die per e-mail worden verzonden, zijn ook niet geheel onschuldig.

De ecologische voetafdruk van papieren facturen

De milieu-impact van facturatie wordt grotendeels bepaald door de uitstoot van kooldioxide (CO2). Om de koolstofvoetafdruk van een papieren factuur te beoordelen, moet een grondige analyse worden uitgevoerd van de gehele levenscyclus, van papierproductie en drukwerk tot verwerking, administratie, levering en verwijdering.

Talrijke studies hebben al geprobeerd de precieze koolstofvoetafdruk van papieren facturen te bepalen. De nieuwste Billentis-marktstudie, "The Global E-Invoicing and Tax Compliance Report: Watch the Tornado!", biedt een innovatieve analyse van het e-facturatie-landschap en laat zien hoe technologische vooruitgang en regelgeving de digitale handel transformeren. Het rapport presenteert ook kerncijfers die de milieu-impact van papieren facturatie illustreren. De CO2-uitstoot verbonden aan de productie van één kilogram papier kan aanzienlijk variëren afhankelijk van factoren zoals het type papier, de bron van de grondstoffen, het productieproces en de gebruikte energie. Papierproductie omvat doorgaans het kappen van bomen, het transporteren van hout, een energie-intensief proces voor het maken van pulp en de productie van het papier zelf. In sommige gevallen is er ook een recyclagefase. Elke fase draagt bij aan de totale CO2-uitstoot.

Volgens de laatste Billentis-studie, rekening houdend met verschillende productiemethoden, wordt de koolstofvoetafdruk van papier over het algemeen geschat op tussen 1,45 kg en 3,6 kg CO2 per kilogram papier. Met een voorzichtige schatting van 2 kg CO2 per kilogram papier zou de CO2-voetafdruk van een enkele papieren factuur van 20 gram (inclusief transport, drukwerk en archivering) ongeveer 40 gram bedragen. Deze cijfers tonen duidelijk de bijdrage aan van papieren facturatie aan de CO2-uitstoot en de impact ervan op het milieu.

• Eén boom kan ongeveer 7.500 A4-vellen produceren, wat neerkomt op 3.000 facturen bij een gemiddelde van 2,5 pagina's per factuur. Het produceren van deze 3.000 facturen – ofwel één boom – genereert ongeveer 120 kg CO2.

• Volgens schattingen van het Amerikaanse ministerie van Landbouw (USDA) kan een volwassen boom ongeveer 22 kg CO2 per jaar absorberen. Uitgaande van een levensduur van ongeveer 10 jaar voordat hij wordt gekapt, zou een enkele boom tijdens zijn leven ongeveer 220 kg kooldioxide kunnen absorberen – of ongeveer 80 gram per factuur – die na de kap van de boom niet meer wordt gecompenseerd.

• Met wereldwijd ongeveer 560 miljard facturen die jaarlijks worden verstuurd, waarvan er momenteel slechts 125 miljard elektronisch worden verzonden, blijven er ongeveer 435 miljard – ruim 75% – in papieren formaat over. Gebaseerd op een gemiddelde CO2-uitstoot van 40 gram per papieren factuur, en een extra 80 gram die niet meer wordt geabsorbeerd door ontbossing, genereren papieren facturen jaarlijks naar schatting 52 megaton CO².

De PDF-val: Waarom facturen via e-mail alleen niet genoeg zijn

Hoewel het vervangen van papieren facturen door e-mails helpt om bomen te sparen, genereert het nog steeds aanzienlijke hoeveelheden digitaal "afval" door e-mails en PDF-bestanden – die tegenwoordig worden beschouwd als een van de grootste milieuvervuilers op aarde. Dit digitale afval ontstaat door de energie en middelen die worden verbruikt bij het maken, verzenden en opslaan van elektronische documenten. Toch zijn echte e-facturen (dus geen PDF's) aantoonbaar milieuvriendelijker dan hun papieren tegenhangers. Een volledig gestructureerde e-factuur, hoewel nog steeds een bestand, is 30–50% kleiner dan een PDF omdat het geen grafische elementen bevat. Dit betekent dat er minder rekenkracht nodig is – wat de behoefte aan energieverslindende datacenters vermindert! E-facturatie is daarom een eenvoudige stap die een groot verschil kan maken – vooral omdat de totale e-mailvolumes blijven dalen.

Onderzoek bevestigt dit. Een studie van Maija Tenhunen en Esko Penttinen ("Assessing the Carbon Footprint of Paper vs. Electronic Invoicing", Aalto University School of Economics, 2010) toonde aan dat het overstappen van papieren naar elektronische facturen de koolstofvoetafdruk van de levenscyclus van een factuur met maar liefst 63% vermindert. Dit is grotendeels te danken aan de vermindering van handmatige inspanningen, materiaalgebruik en transport. Gestructureerde e-facturen maken ook meer automatisering en efficiëntie mogelijk dan papier of ongestructureerde formaten zoals PDF's. Deze bevindingen onderstrepen het belang van e-facturatie als een milieuvriendelijker alternatief en illustreren hoe technologische innovaties kunnen bijdragen aan een duurzamere zakelijke omgeving.

Het is inderdaad tijd om stil te staan bij de effecten van digitalisering op het energie- en middelenverbruik. Een onderwerp dat slechts langzaam doordringt tot het publieke bewustzijn!

Toch blijft er één uitdaging: het groeiende aantal digitale documenten leidt tot een overmatige ophoping van gegevens die als digitaal afval kunnen worden beschouwd. Onze tip: Tegenwoordig is er geen reden om facturen dubbel op te slaan. Al deze facturen die op verschillende plaatsen worden bewaard, inclusief verouderde exemplaren, verhogen het volume van je digitale afval tot onrealistische niveaus. Met het Banqup Premium - of Optimum - pakket kun je alle duplicaten verwijderen en je facturen opslaan in het digitale archief van Banqup, waar ze overzichtelijk georganiseerd, gemakkelijk terug te vinden en voor de wettelijk vereiste duur gearchiveerd zijn.

E-facturen - voordelig in elk opzicht

Het vervangen van handmatige taken door digitale oplossingen vermindert de benodigde tijd aanzienlijk en maakt papieren processen en transport overbodig. Dit creëert meer tijd voor winstgevende activiteiten. Zoals we hebben gezien, vermindert dit de CO2-uitstoot aanzienlijk.

Hoewel de milieuvoordelen het meest voor de hand liggend zijn, draagt e-facturatie ook aanzienlijk bij aan verbeteringen op sociaal en bestuurlijk vlak. Daarom kunnen bedrijven de overstap naar e-facturatie gebruiken als een strategische maatregel om hun ESG-prestaties en e-rapportering te verbeteren.

De transitie brengt ook een aantal sociale voordelen met zich mee, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's), waaronder een betere toegankelijkheid, zelfs in afgelegen gebieden, een grotere transparantie van transacties en aanzienlijke financiële voordelen, bijvoorbeeld door snellere factuurbetaling en nieuwe oplossingen voor factuurfinanciering. Daarnaast worden bestuursaspecten verbeterd door de fiscale naleving te vereenvoudigen, de interne controles te versterken, facturatieprocessen te optimaliseren en verantwoordingsplicht te introduceren en te verspreiden.

Het verzenden en ontvangen van e-facturen is bijzonder eenvoudig - iedereen met een Banqup-account kan met gemak e-facturen verzenden en verwerken, zonder ingewikkelde configuratie of ontwikkelingswerk.

Conclusie

E-facturatie is niet alleen milieuvriendelijk, het biedt bedrijven ook tal van praktische voordelen. Van het verminderen van CO2-uitstoot en digitaal afval tot het verlagen van de kosten en het verhogen van de efficiëntie: machineleesbare e-facturen hebben de kracht om je bedrijfsprocessen te transformeren. Ze vertegenwoordigen een stap naar een efficiëntere, economisch duurzame en milieuvriendelijke toekomst.

Het is tijd om aandacht te besteden aan de details en ook op het gebied van digitalisering de juiste dingen te doen!

Onze alles-in-één oplossing, Banqup, vereenvoudigt het e-facturatieproces. Bovendien vereist Banqup geen ontwikkelings- of implementatie-inspanning. Banqup is specifiek ontworpen voor kleine en middelgrote bedrijven en biedt een snelle en geautomatiseerde manier om documenten en gegevens om te zetten naar elk gewenst formaat. Meld je vandaag nog aan voor onze gratis Banqup-proefperiode en ontdek hoe eenvoudig de overstap naar e-facturatie kan zijn.

Wees een van de pioniers! Het milieu zal je dankbaar zijn!