De voordelen van de ZUGFeRD-standaard voor moderne bedrijven
Ontdek hoe de ZUGFeRD-standaard facturatieprocessen moderniseert. Een eenvoudige, efficiënte oplossing voor de toenemende digitalisering!
Terwijl de digitalisering voortschrijdt, wordt de ZUGFeRD-factuur (ook bekend als Factur-X) een steeds belangrijkere standaard. In een eerdere blogpost hebben we de voordelen van XRechnung voor bedrijven al uitvoerig besproken. Vandaag willen we ons richten op de unieke voordelen van ZUGFeRD en hoe deze standaard bedrijfsprocessen kan veranderen.
Wat is ZUGFeRD?
Het Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), afgekort FeRD, ontwikkelde het ZUGFeRD-formaat met ondersteuning van het Duitse federale ministerie van Economie en Energie. ZUGFeRD staat voor "Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland" en combineert PDF-documenten met geïntegreerde XML-bestanden. Dit maakt het gestandaardiseerd lezen en verwerken van factuurgegevens mogelijk en is bedoeld om op middellange tot lange termijn de momenteel gebruikte OCR (Optical Character Recognition) te vervangen.
Vanaf versie 2.1 is ZUGFeRD volledig compatibel en technisch identiek aan de overeenkomstige Franse standaard voor hybride elektronische facturen, in Frankrijk algemeen bekend als Factur-X.
ZUGFeRD vergeleken met XRechnung
Beide standaarden zijn gebaseerd op de EN 16931-norm. Terwijl XRechnung een puur op XML gebaseerd formaat is (dus alleen gestructureerde gegevens, en daardoor moeilijk leesbaar voor mensen), combineert ZUGFeRD PDF en XML. Dit maakt een eenvoudige integratie in bestaande systemen mogelijk en biedt flexibiliteit voor verschillende bedrijfsbehoeften. ZUGFeRD is specifiek ontwikkeld voor de zakelijke sector en houdt met het ZUGFeRD 2.1.1-profiel ook rekening met de vereisten van de administratie en de officiële eisen voor e-facturatie in Duitsland.
Toepassingsgebieden en structuur van ZUGFeRD
ZUGFeRD kan worden gebruikt in verschillende soorten transacties, zoals business-to-business (B2B), business-to-government (B2G) en business-to-consumer (B2C). In dit hybride formaat bestaat elke factuur uit zowel een factuurafbeelding (visualisatie als PDF) als gestructureerde factuurgegevens (XML-bestand), die zijn geïntegreerd in een PDF/A-3-bestand. Dit vergemakkelijkt de elektronische verwerking van de factuur, maakt gestandaardiseerde verdere verwerking van de gegevens mogelijk en behoudt tegelijkertijd de leesbaarheid voor mensen.
Hoewel zowel de PDF als de XML moeten voldoen aan de vereisten van artikel 14, lid 4, van de Duitse wet op de omzetbelasting (Umsatzsteuergesetz UStG) om meerdere versies van dezelfde factuur met dezelfde inhoud weer te geven, is er geen garantie dat PDF en XML altijd exact dezelfde inhoud hebben. De betrokken partijen (verzender en ontvanger) wordt daarom aangeraden om eigen controlemechanismen in te voeren om te garanderen dat de inhoud van de twee onderdelen identiek is.
ZUGFeRD-profielen: flexibiliteit voor verschillende behoeften
De ZUGFeRD-standaarden bieden verschillende profielen die zijn afgestemd op de individuele vereisten en technische mogelijkheden van bedrijven. De profielen bepalen welke gegevens in welk detailniveau op een gestructureerde manier in de factuur worden ingebed om geautomatiseerde verwerking mogelijk te maken.
MINIMUM: Bevat alleen de belangrijkste informatie, zoals kop- en voetteksten.
BASIC WL: Bevat extra nuttige kop- en voetgegevens voor eenvoudige verwerking.
BASIC: Bevat basisgegevens op factuurregelniveau.
EN 16931: Gebaseerd op de Europese norm EN 16931 en bevat alle relevante factuurgegevens.
EXTENDED: Breidt EN 16931 uit met aanvullende gegevens voor verdere behoeften.
Deze profielen stellen bedrijven van elke omvang in staat om een geschikt formaat voor hun facturen te kiezen, afhankelijk van de graad van automatisering en de informatiebehoeften van de ontvangers.
CII begrijpen: de XML-standaard achter ZUGFeRD
Bij het bespreken van de gestructureerde gegevens binnen ZUGFeRD-facturen is het belangrijk om de XML-standaarden te begrijpen die de basis vormen voor e-facturatieformaten. In Europa worden hoofdzakelijk twee XML-syntacten gebruikt voor elektronische facturen:
CII (Cross Industry Invoice): Een syntaxis ontwikkeld door UN/CEFACT, ontworpen voor complexe B2B- en B2G-facturatiescenario's.
UBL (Universal Business Language): Een eenvoudiger, lichter XML-formaat gecreëerd door OASIS, vaak verkozen vanwege de brede internationale compatibiliteit en het gebruiksgemak.
ZUGFeRD ondersteunt uitsluitend CII als onderliggende XML-syntaxis. Dit garandeert compatibiliteit met de EN 16931-vereisten en stelt ZUGFeRD in staat om robuuste gegevensstructurering te bieden voor complexere facturatiebehoeften.
In tegenstelling hiermee ondersteunen andere standaarden zoals XRechnung zowel CII als UBL, wat flexibiliteit biedt voor gebruikers met uiteenlopende behoeften. Voor degenen die Peppol BIS Billing 3.0 gebruiken, zijn facturen doorgaans gestructureerd in UBL, wat aansluit bij de focus van Peppol op internationale interoperabiliteit. De keuze van de syntaxis kan de integratie, complexiteit en compatibiliteit beïnvloeden, afhankelijk van het gebruikte facturatieformaat.
PDF en/of XML, wat is bindend?
Heb je een verschil opgemerkt tussen de visualisatie en de ingebedde dataset? Aangezien de belastingautoriteiten tot de aanstaande invoering van de e-facturatieplicht niet hebben gespecificeerd welke van de twee componenten relevant is, is de belangrijkste vraag welke component in jouw geval wettelijk bindend is.
Volgens de fiscale beoordeling van ZUGFeRD hangt het van de procedure voor factuurontvangst van de ontvanger af of de factuurafbeelding (de PDF) of de gestructureerde factuurgegevens (de XML) bindend zijn: afhankelijk van of de belastingbetaler kiest voor de interne controleprocedure op basis van de PDF, de XML-gegevens of beide (de zogenaamde gemengde procedure), wordt de betreffende component als bindend beschouwd. Meer informatie vind je hier.
Echter, volgens een brief van het federale ministerie van Financiën (BMF) van 2 oktober 2023, en met de op handen zijnde invoering van de e-facturatieplicht, zal het gestructureerde deel in een hybride formaat in de toekomst voorrang hebben. Dit is een belangrijke verduidelijking! Bij discrepanties zullen de gegevens uit het gestructureerde deel (XML) dus prevaleren boven de gegevens uit het afbeeldingsbestand (PDF). Hoewel dit de relatie tussen de verschillende delen van de ZUGFeRD-factuur verandert, verandert het niets aan de fundamentele toelaatbaarheid van een hybride formaat.
Voordelen van ZUGFeRD
Veel van de voordelen die we benoemden in onze vorige blog over XRechnung gelden ook voor de ZUGFeRD-factuur. Laten we kijken naar de belangrijkste pluspunten die dit hybride formaat biedt aan moderne bedrijven:
Standaardisatie en automatisering: ZUGFeRD is een sectoronafhankelijke en internationale standaard die het geautomatiseerd lezen van gegevens zoals factuurbedrag en factuurnummer mogelijk maakt, wat handmatige handelingen overbodig maakt en fouten vermindert.
Veelzijdigheid: Het formaat ondersteunt niet alleen B2B-facturen, maar kan ook worden aangepast aan de behoeften van bedrijven in verschillende profielen zoals "Basic" en "Comfort". Met het "Extended"-profiel is het ook mogelijk om de standaard uit te breiden voor specifieke sectoren.
Internationale toepasbaarheid: Gebaseerd op CEN-normen en Richtlijn 2014/55/EU, kan ZUGFeRD in de hele EU en internationaal worden gebruikt.
Geen formaatafspraak: De factuur kan worden verzonden zonder voorafgaande afspraak over het formaat tussen de partijen. Een zeer belangrijk aspect!
Revisiebeveiliging: ZUGFeRD-facturen zijn doorzoekbaar en voldoen aan alle wettelijke eisen voor archivering.
Efficiëntie: Geautomatiseerde betalingsprocessen en de vereenvoudigde boeking van factuurgegevens optimaliseren de processen tussen bedrijven en belastingadviseurs.
Flexibel gebruik: Tegenwoordig kunnen zowel de PDF- als de XML-componenten als bindende documenten worden beschouwd, afhankelijk van het verificatieproces. Bovendien is er geen technisch protocol nodig voor de verzending; facturen kunnen eenvoudig elektronisch worden uitgewisseld (bijv. per e-mail).
Conclusie
ZUGFeRD biedt een reeks voordelen waarmee bedrijven hun facturatieprocessen kunnen optimaliseren en zich efficiënt kunnen aanpassen aan de eisen van de digitalisering. Door PDF en XML te combineren, biedt ZUGFeRD extra flexibiliteit, wat een voordeel is voor zowel nationale als internationale bedrijven. Dit is een troef die niet mag worden onderschat, vooral voor bedrijven die facturen uitwisselen met grote concerns, kmo's, overheidsinstanties en misschien zelfs eindconsumenten!
De keuze tussen XRechnung en ZUGFeRD hangt echter af van de specifieke vereisten en de operationele context van elk bedrijf. Door de kenmerken en voordelen van deze standaarden te begrijpen, kun je jouw facturatieprocessen optimaal inrichten. Ongeacht de gebruikte standaard, onderstrepen de algemene voordelen van e-facturatie het potentieel voor grotere efficiëntie, kostenbesparingen en milieuverantwoordelijkheid in het huidige digitale landschap.
