Belgische e-facturatieverplichting van 2026: wat hebben we tot nu toe geleerd?

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 27 mei 2026 om te verwijzen naar de formele start van de omzetting van ViDA in nationale wetgeving, waarbij de artikelen 2 and 4 van Richtlijn 2025/516 zijn opgenomen in het wetsontwerp.

Samenvatting

• België: Gestructureerde B2B e-facturatie verplicht sinds 1 januari 2026 (via Peppol).

• B2G: Verplicht voor overheidsopdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024.

• Toepassingsgebied: Geldt voor bijna alle in België gevestigde btw-plichtige bedrijven.

• Formaat: Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1 XML) in lijn met EN 16931.

• Alleen PDF-facturen zijn niet compliant voor binnenlandse B2B-transacties.

• E-rapportering: Gepland voor 2028, voortbouwend op gestructureerde facturatiegegevens.

• Stabiliteit van het netwerk bevestigd; vroege uitdagingen hebben te maken met ontbrekende registraties en datakwaliteit.

België is per 1 januari 2026 volledig overgestapt op verplichte gestructureerde business-to-business (B2B) e-facturatie. Het land heeft gekozen voor een gedecentraliseerd, op Peppol gebaseerd model in plaats van een centraal clearancesysteem, waardoor btw-plichtige bedrijven verplicht zijn om facturen in een gestructureerd XML-formaat uit te wisselen.

Hoewel de infrastructurele stabiliteit is gebleken, laten de eerste maanden van de handhaving zien hoe belangrijk een correcte Peppol-registratie, schone stamgegevens en operationele afstemming zijn in de aanloop naar de geplande uitbreiding van de e-rapportering in 2028.

Het gedecentraliseerde, gestructureerde en verplichte model

‍Voor B2B e-facturatie heeft België geen centraal overheidsportaal gebouwd. In plaats daarvan vertrouwt het op het four-corner-model van Peppol, waarbij gecertificeerde Access Points veilig gestructureerde zakelijke documenten uitwisselen.

In de praktijk gebruikt België Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op UBL 2.1 XML, als het standaardformaat dat voldoet aan EN 16931. Dit wordt doorgaans uitgewisseld via het Peppol-netwerk, hoewel andere formaten en netwerken die aan de EN 16931-norm voldoen (zoals EDI) zijn toegestaan als beide partijen hier expliciet mee instemmen en de Europese norm volledig wordt gerespecteerd.

Belangrijke herinneringen over het toepassingsgebied:

• Geldt voor binnenlandse B2B-transacties tussen in België gevestigde btw-plichtige entiteiten.

• B2C-facturen (business-to-consumer) vallen buiten het toepassingsgebied van de verplichting.

• B2G-verplichtingen (business-to-government) waren al van kracht voor overheidsopdrachten.

• Near real-time e-rapportering is gepland vanaf 1 januari 2028, maar is nu nog niet verplicht.

De verschuiving gaat niet over digitalisering. Het gaat om gestructureerde, machineleesbare gegevens.

De stabile start

In tegenstelling tot gecentraliseerde clearancesystemen die het risico lopen op overbelasting bij de livegang, heeft de gedistribueerde architectuur van België een single point of failure voorkomen.

Er zijn geen grote landelijke storingen geweest. Geen centrale knelpunten. Geen crashes van portalen.

Technisch gezien werken de verbindingen.

Dit betekent dat eventuele huidige fricties niet aan de infrastructuur liggen. Ze zijn van gedragsmatige en operationele aard.

De echte fricties: Wat Belgische bedrijven leren

1. De mythe dat 'een PDF voldoende is'

Een van de meest voorkomende misverstanden is de overtuiging dat het e-mailen van een PDF geldt als e-facturatie.

Dat is niet zo.

Een PDF, zelfs met een ingebedde QR-code, wordt als ongestructureerd beschouwd. Het kan dienen als een visuele weergave, maar de wettelijke factuur is een gestructureerd XML-bestand dat via Peppol wordt verzonden.

Hybride facturen zijn toegestaan. De XML is de factuur. De PDF is slechts een voor de mens leesbare bijlage.

Dit misverstand heeft geleid tot:

• Leveranciers die niet-compliant facturen sturen;

• Kopers die handmatig documenten verwerken die ze wettelijk gezien niet als gestructureerde B2B-facturen mogen accepteren;

• Een hogere werklast voor de afstemming.

De verplichting gaat niet alleen over het elektronisch verzenden van facturen. Het gaat om het verzenden van gestructureerde gegevens.

2. Klanten die nog niet op Peppol zijn geregistreerd

In theorie kun je, zodra je verbonden bent met Peppol, facturen sturen naar elk geregistreerd bedrijf.

In de praktijk ontdekten veel bedrijven aan het begin van 2026 dat hun klanten nog niet geregistreerd waren op het netwerk.

Dit zorgt voor een overgangsspanning:

• Je bent wettelijk verplicht om gestructureerde facturen te sturen.

• Je klant is mogelijk nog niet bereikbaar via Peppol.

Hoewel fallback-kanalen (zoals PDF via e-mail) de operationele continuïteit tijdelijk kunnen ondersteunen, vervangen ze de gestructureerde verplichting niet. Bedrijven sporen hun handelspartners nu actief aan om zich te registreren.

Compliance op het gebied van e-facturatie is afhankelijk geworden van het ecosysteem.

3. Discipline rond gestructureerde data

De overstap van PDF naar XML dwingt tot een mentaliteitsverandering.

Een XML-factuur tolereert geen:

• Ontbrekende btw-nummers,

• Onjuiste belastingcategoriecodes,

• Incomplete adresvelden,

• Workarounds met vrije tekst.

Validatie vindt plaats vóór de verzending. Als de structuur niet voldoet aan het schema, mislukt de factuur.

Voor veel kmo's is dit de eerste kali dat de kwaliteit van stamgegevens een compliance-kwestie is geworden in plaats van een boekhoudkundig ongemak.

4. Het ontvangen van niet-compliant facturen

Een ander terugkerend scenario: 'Wat als ik nog steeds een traditionele factuur ontvang?'

In het begin van 2026 blijft dit een veelvoorkomend verschijnsel.

Bedrijven moeten:

• De authenticiteit and integriteit controleren,

• Beoordelen of de leverancier wettelijk verplicht is om via Peppol te factureren,

• Afstemming op de gestructureerde verplichting aanmoedigen.

De overgangsperiode laat een ongelijkmatig niveau van paraatheid zien in de verschillende sectoren. Het gestructureerde systeem werkt, maar alleen als beide partijen meedoen.

Peppol uitgelegd: Infrastructuur, geen software

Peppol wordt vaak ten onrechte aangezien voor een tool of een overheidsportaal. Het is geen van beide.

Het is een internationaal netwerk waarmee gestructureerde documenten veilig kunnen worden uitgewisseld tussen aangesloten deelnemers. Je verbindt je eenmalig via een gecertificeerd Access Point en bent direct interoperabel met alle geregistreerde entiteiten.

Jouw Peppol ID werkt als een digitaal adres for het uitwisselen van gestructureerde documenten. Dit ID is gebaseerd op een gestructureerde identificatie — voor Belgische bedrijven is dat meestal de Peppol-schemacode 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer (KBO/BCE), of de schemacode 9925 gevolgd door het btw-nummer. Hoewel dit de meest voorkomende formaten zijn, kunnen ook andere conforme identificatiemiddelen worden gebruikt. Je kunt hier meer lezen over de geaccepteerde Peppol ID-schema's.

Zodra dit actief is, kunnen facturen naadloos stromen, zonder handmatig e-mailen, scannen of overtikken.

De verschuiving is structureel. België heeft de uitwisseling van facturen verankerd in de netwerkinfrastructuur.

De verborgen efficiëntielaag

Bedrijven die de verplichting puur als een nalevingslast zien, zien een grotere kans over het hoofd.

Gestructureerde XML maakt het volgende mogelijk:

• Geautomatiseerde afstemming via gestructureerde betalingsreferenties,

• Minder handmatige AP- en AR-verwerking,

• Snellere oplossing van geschillen,

• Schonere audit trails.

Met andere woorden: de verplichting dwingt tot discipline, maar beloont met automatisering.

Wat gebeurt er nu?

De volgende fase gaat niet over technische stabiliteit. Die is grotendeels bereikt.

De volgende fase is gedragsnormalisatie:

• Volledige penetratie van Peppol-registraties.

• Het elimineren van de gewoonte om terug te vallen op PDF's.

• Afstemming in de aanloop naar de e-rapporteringsverplichtingen van 2028.

Het model van België is niet theatraal. Het is stil. Gestructureerd. Gedistribueerd.

Maar vergis je niet: voor btw-plichtige bedrijven die gevestigd zijn in België, is gestructureerde e-facturatie geen project meer. Het is een dagelijkse operationele realiteit.

Volgende stap richting ViDA

De e-facturatiereis van België ontwikkelt zich nu al verder dan de verplichting van 2026.

Op 22 mei 2026 heeft de Belgische Ministerraad formeel de omzetting van ViDA (VAT in the Digital Age) in nationaal recht in gang gezet, waarmee het een van de eerste EU-lidstaten is die met dit wetgevingsproces begint.

Het huidige wetsontwerp, dat zich richt op de artikelen 2 and 4 van Richtlijn (EU) 2025/516, is belangrijk omdat het de eerste formele stap is waarbij ViDA-data vanuit een EU-richtlijn worden omgezet in bindend nationaal recht. Hoewel deze eerste mijlpalen technisch van aard zijn, geven ze aan dat het wetgevingtraject geopend is en dat de uitgebreidere Digital Reporting Requirement (DRR) and B2B digitale rapporteringsartikelen de volgende zijn.

• Artikel 2 (van kracht vanaf 1 januari 2027): versterkt de OSS (Eénloketsysteem) and de btw-regels voor platformen/fictieve leveranciers voor e-commerce, inclusief afstandsverkopen, platformverplichtingen en btw-registratiedrempels voor digitale diensten.

• Artikel 4 (van kracht vanaf 1 juli 2029): verwijdert de aangifte- en documentatieverplichtingen die gekoppeld zijn aan de regeling voor afroepvoorraden als onderdeel van de geleidelijke uitfasering onder ViDA, wat bepaalde grensoverschrijdende voorraadregelingen voor bedrijven vereenvoudigt.

Deze ontwikkeling versterkt de positie van België als een van Europa's leidende landen op het gebied van digitale belastingtransformatie. Door formeel te beginnen met het omzettingsproces stelt België een duidelijk en urgent precedent: het wetgevende fundament voor ViDA wordt gelegd, en de data voor de meer omvattende DRR- en B2B e-facturatie-artikelen zijn nu officieel in beweging richting nationale wetgeving.

Dit bevestigt dat verplichte B2B e-facturatie en het gevestigde Peppol-netwerk de cruciale bouwstenen zijn voor alle toekomstige EU-brede digitale btw-rapporteringsverplichtingen.

Conclusie

De overgang van België naar verplichte B2B e-facturatie is technisch stabiel gebleken, maar de operationele maturiteit is nog in ontwikkeling. De Peppol-infrastructuur functioneert zoals ontworpen; de resterende uitdagingen liggen in de paraatheid van bedrijven, de volledigheid van registraties en de discipline rond gestructureerde data.

Voor in België gevestigde btw-plichtige bedrijven is compliance niet langer optioneel of theoretisch. Gestructureerde XML-facturatie is nu ingebed in de dagelijkse werking. De organisaties die verder gaan dan minimale naleving en kiezen voor automatisering, validatie en integratie zullen niet alleen risico's verminderen, maar ook meetbare efficiëntievoordelen behalen in de aanloop naar de uitbreiding van de e-rapportering in 2028.

Het Belgische model mag dan gedecentraliseerd en stil zijn, de impact op financiële processen is structureel en permanent.

Blijf de verplichtingen voor

Blijf wereldwijde verplichtingen rond e-facturatie voor met onze gratis maandelijkse nieuwsbrief, rechtstreeks in je inbox geleverd met de nieuwste updates over regelgeving in meer dan 50 rechtsgebieden. Volg ons op LinkedIn voor dagelijkse compliance-inzichten en analyses van experts.